Sekreterlik mesleği; ilgili meslek liselerinin ve meslek yüksek- okullarının açılmasıyla rastlantı sonucu kazanılan bir iş olmaktan çıkarak uzmanlaşma gerektiren meslek haline gelmiştir.

Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir.

Sekreter, mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile çalıştığı örgütün amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir.

Osmanlı İmparatorluğunda Divan-ı Hümayun’daki işler Reissülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçinin nezaretinde görülürdü. Ayrıca yöneticilerle umumi katip veya mahsus kalem müdürlüğü adında bugünkü adıyla sekreterler çalışmaktaydı.

Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur.

Sekreterin insanlarla iyi ilişkiler içinde olması, insanlarla arasında sağlıklı ve sağlam iletişim kurabilmesi yeterli derecede psikolojik bilgi sahibi olmasına bağlıdır. Bu nedenle sekreterlik mesleği psikoloji ve sosyal psikoloji alanlarında köklü bir eğitim gerektirir.

Rutin olamayan durumlarda inisiyatif kullanırlar. Amaçları, yazılı olmayan politikaları kapsayan faaliyetleri, yönergeleri yorumlar ve uyum sağlarlar.

Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir.

Bir kurum ya da işletmenin (şirketin) en üst düzey yöneticisinin sekreteridir. Bu görevi üstlenecek sekreterin iyi bir eğitim almış olması, iyi derecede yabancı dil bilmesi, yaratıcı, inisiyatifini kullanabilen, düzgün görünümlü bir kişi olması gerekir. Genel müdür sekreteri, müdürün vereceği tüm görevlerden sorumludur; kontrole gerek kalmaksızın tüm işlerin üstesinden gelebilmektedir.

Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir.

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

Aslında meslek tanımı yapılırken görevler kadar, yetkiler, sorumluluklar ve özgün
yeterliklerinde kapsanması gerekir. Bu da yetmez. Mesleğin etkileşim içinde bulunacağı birim, kurum ya
da kişilere de tanım içinde yer verilmesi gerekir.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli
eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942
yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında
sekreterler için bir sertifika programı açmıştır. Bunun yanı sıra Charles Sawyer’in 1952 yılındaki
bildirisiyle Uluslararası Sekreterler Birliği’nce ‘Profesyonel Sekreterler Haftası’ kutlanmaya başlanmıştır.

Sekreterlik hizmetlerinin ülkemizdeki tarihsel gelişimi de hemen hemen diğer ülkelerinkine paralel
olmuştur. Osmanlı İmparatorluğu döneminde devlet yönetiminde sır kâtipliği olarak tanımlanan bu
hizmetler, aslında sekreterlik hizmetleridirler.
Osmanlı döneminde kâtiplik mesleği, topluma egemen inanç ve değerlerin de katkısıyla sadece
erkekler tarafından üstlenilebilmekteydi. Sözü edilen inanç ve değerlerin, kadınların çalışmasına olanak
vermediğini; bu nedenle, karısını çalıştıran erkeğe de iyi gözle bakılmadığını biliyorsunuz. Bununla
birlikte, bir kâtiple evlenmek de pek çok genç kız için hem bir güvence hem de bir saygınlık kaynağı
olmuştur. Bu dönemi işleyen pek çok yazın (edebiyat) ve müzik eseri yanında filmlerde kâtipler kara
kollukları ile söz konusu sanat eserlerinin önemli tiplerini oluştururlar. Daha sonraları (1955’den sonra)
sekreterlik meslek eğitimini kadınlar almaya başlamış, sekreterlik ağırlıklı olarak kadınlar tarafından
yürütülen bir meslek haline gelmiştir. Sekreter=kadın olarak algılanmaya başlanmıştır.

Sayfa 17 deki Şekil 1.1. Sorunun yanıtını açıkça göstermektedir.
....Yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip
bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici
sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir.

“Sekreter” sözcüğü Latincedeki “sır” anlamına gelen “secret” sözcüğünden gelmektedir. “Sırlara
sahip olan ve onları en iyi saklayan” anlamındadır. Eski İngilizcede “Sekretarie”, bugünkü İngilizcede
“Secretary” halinde kullanılmakta olup, sözcük en az 500 yıldır bizimle beraberdir.

Bir bireye belli bir işi veya görevi nasıl icra edeceğini öğretmek ve bireyin gelişimini gözlemek, denetlemek koç'un değil, eğitmenin görevidir.
Bir koç olarak yönetici asistanı; yöneticisinin,
• Daha iyi ve etkin kararlar vermesine,
• Liderlik yapmasına,
• Etkileşime geçtiği herkesle etkin iletişim kurmasına,
• Çok çeşitli ve birbirinden farklı kişilerle etkin biçimde çalışmasına,
• İş yaşamı ile ve özel yaşamını dengelemesine yardım eder.
• İstediği sonuçlara ulaşabilmesi için ortam hazırlar, eyleme geçmesine ve davranışsal
değişiklikler yapmasına destek olur.
• Kariyerinde ve işinde öne geçmesini,
• İlişkilerini geliştirmesini,
• Yaşamını kolaylaştırmasını,
• Stresini azaltmasını,
• Daha etkin bir yönetici veya işadamı/kadını olmasını sağlamak için çalışır.

Her ayrı alan için uzmanlığa sahip sekreter yetiştiren öğretim kurumları olmadığı
için yüksekokullarda verilen işletmecilik, yönetim ve muhasebe bilgileri, iletişim bilgisi, örgütsel
davranış, halkla ilişkiler, pazarlama, daktilografi, bilgisayar, yabancı dil, yazışma ve dosyalama vb.
dersler bu alanlarda çalışacak sekreterler için temel teorik bilgileri vermeyi amaçlamaktadır.
İş hayatının yukarıda sıralanan çeşitli kesimlerinde her türlü iletişimi sağlayan, randevuları ayarlayan,
dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren, ekonomi ve işletme bilgisi olan sekreterler, işletme sekreterliği
grubuna girmektedir.

Üyelik Sekreteri
Üyelik listesini oluşturur ve takip eder, aidat ve bağış kaydını tutar, dernek üyelerine bilgi verirler. Yeni
üye kaydeder ve onların üyelik kartlarını hazırlar. Üyeliğin hak ve sorumluluklarını açıklar. Sorun ve
şikâyetleri dinler ve diğer üyelere bilgi aktarır. Listesinde bulunan kişilere derneğin gazete ve diğer
yayınlarını gönderirler. Aylık finansal rapor hazırlar ve dağıtabilirler. Üyelik kayıtlarını gözden
geçirebilir, aidat gecikmelerinin listesini oluşturabilir, başkanı bu konularla bilgilendirirler.

Yönetici asistanlığı; sekreter sözcüğünün yerine kullanılan bir sözcük değil, çeşitli sorumluluk düzeyleri olan “sekreterlik mesleği”nin en üst sorumluluk düzeyini anlatan bir sözcüktür. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir.

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür. Meslek için gerekli olan bilgi, beceri ve davranışlar eğitim süre- ci içinde kazanılabilir. Başka bir deyişle, bir meslekte başarı kazanmanın temelini oluştu- ran etmenler en iyi şekilde, mesleki eğitim çerçevesi içinde öğrenilebilmektedir.

Sekreterlik türlerini sıralayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Yönetici asistanlığı kavramını açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Meslek kavramını tanımlayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.
Osmanlı İmparatorluğunda Divan-ı Hümayun’daki (yani devletin en üst kademesindeki) işler Reissülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçinin nezaretinde görülürdü. Ayrıca yöneticilerle umumi kâtip veya mahsus kalem müdürlüğü adında bugünkü adıyla sekreterler çalışmaktaydı.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlerin sorumluluk düzeylerini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Sekreterlik mesleğinin nasıl geliştiğini açıklayabileceksiniz.

Meslek kavramını tanımlayabileceksiniz.

Sekreterlerin sorumluluk düzeylerini açıklayabileceksiniz.

Meslek kavramını tanımlayabileceksiniz.

Meslek kavramını tanımlayabileceksiniz.

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

İnsanın yaratıcı ve yenilikçi gelişiminin temelinde mesleki eğitim vardır. Mesleki eğitimin genel amacı, eğitimin konusunu oluşturan mesleğin öğretilmesidir.

Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir.

Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir.

Tarih boyunca, özellikle yönetsel bir çaba içinde olan insanların, kendilerine yardımcı olacak bir kişiye hep ihtiyaçları olmuştur. Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur.

Sekreterleri organizasyondaki yerleri ile görev ve sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreteri olarak gruplandırmamız mümkündür.

Mesleklerin çoğunda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde uzmanlaşmanın önemi artmış ve sekreterler de çalıştıkları iş kollarında uzmanlaşmaya başlamışlardır. Bunun sonucu olarak da aşağıdaki sınıflamalar doğmuştur.
Hukuk Sekreterliği, Turizm Sekreterliği, Tıp Sekreterliği, Okul Sekreteri, Üyelik Sekreteri, Basın Sekreterliği Muhasebe ve Finans Sekreterliği, Raportör Sekreter, Uluslararası Organizasyon Sekreteri, Emlak (Gayrimenkul) Sekreteri, Teknik Sekreter, Üst Düzey Yönetici Sekreteri, Film Sekreteri, İşletme Sekreteri.

Yönetici sekreterler, genellikle yöneticilerinin yokluğunda, belirli konu ve durumlarda onun yerini doldurma gibi yetkilere sahip olan konumda görev yaparlar. Yani yönetici sekreter, gerektiğinde yöneticisi adına belli konularda kararlar alabilen ve bu kararları, yöneticisi adına uygulayan kişidir.

Muhasebe ve Finans Sekreterliği: Mali konularda piyasayı sürekli takip ederek yöneticisine yardımcı olan sekreterlerdir. Genellikle muhasebe bürolarında ya da işletmelerin muhasebe, finans bölümlerinde çalışan sekreterdir. Çalıştıkları iş kolunun özelliğine göre üretimden satış aşamasına kadar ürün ve hizmetler piyasası hakkında gerekli bilgiye sahip olmalıdırlar.

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

Bir iş belirli düzeyde beceri, yetenek, bilgi ve eğitim gerektiriyorsa o iş için meslektir denilebilir.

Sekreterlik, "bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanı" olarak tanımlanabilir.

Sekreter, bürolardaki işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi ayrıntılarla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kimsedir. Yönetimde, yöneticiye en çok destek sağlayan ve yardımcı olan kişilerden biri sekreterdir. Sekreter, yöneticinin iş yaşamına giren, yöneticinin imajını olumlu veya olumsuz bir şekilde etkileyen ve hatta yöneticiyi temsil eden, yöneticiyi iyi veya kötü dışa aksettiren ve yöneticiye en yakın olan kişidir. Sekreterler yakınlıkları nedeniyle yöneticilerin özel yaşamını, zaaflarını, alışkanlıklarını, güçlü ve zayıf yönlerini bilen kişilerin başında gelir. Sekreterler örgütsel pozisyonları nedeniyle yönetimin gayri resmi ortaklarıdır.

Nitelikli büro elemanlarına duyulan ihtiyacı karşılamak üzere ilk kez 1956 yılında Amerika’dan gelen uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır.

"Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir." ifadesi çağdaş sekreterlik anlayışını yansıtan bir ifadedir. Diğer seçeneklerdeki ifadeler eski anlayış ifadeleridir.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında sekreterler için bir sertifika programı açmıştır.

Sekreterlik hizmetlerinin ülkemizdeki tarihsel gelişimi de hemen hemen diğer ülkelerinkine paralel olmuştur. Osmanlı İmparatorluğu döneminde devlet yönetiminde sır kâtipliği olarak tanımlanan bu hizmetler, aslında sekreterlik hizmetleridirler. O dönemde, kâtipliğin önemli bir memuriyet olduğunu Osmanlı tarih belgeleri kanıtlar.

Sekreterin, yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümlediği sorumluluk düzeyi 4. kademedir.

Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir.
Maliyet muhasebesi, hesap planı, aşınma payı, indirim gibi konuları içeren bilgilere sahip olmak Muhasebe ve Finans Sekreterinin sahip olması gereken bir özelliktir.

Sekreter, telefonlara bakan kişidir.Sekreter, işletme içi ve dışına gönderilen yazışmaları yapan kişidir.Sekreter, işletmeyi ziyaret edenlerle öncelikle ilgilenen kişidir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreterlik mesleği teknolojik gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiştir. Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur. Doğru cevap C seçeneğidir.

Zamanla öğrenilen bir iş değildir. Eğitimden geçmek gerekir Doğru cevap E seçeneğidir.

Eski anlayışa göre; sekreter her şeyi bilmeyebilir, zaten her şeyi bilmesi gerekmez. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870’li yıllarda görülmektedir. Ancak o yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin oranı çok fazlaydı (% 97,3) 1930’larda sekreter unvanlı erkek sayısı bir hayli azalmıştı. Doğru cevap B seçeneğidir.

İkinci derecede sorumlu bir sekreter; rutin ve teknik bilgi gerektirmeyen yazışmaları yöneticisinin adıyla veya kendi adıyla hazırlayabilir veya imzalayabilir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Uzmanlık alanına göre sekreterlerden bir tanesi okul sekreterleridir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Yönetici asistanı örgütte yöneticiden sonra gelen en önemli ikinci kişi olmuştur.Yönetici asistanı yöneticinin yönetsel görev ve işlevlerini paylaşan, yöneticiye yönetsel alanda etkin olarak yardımcı olan ve danışmanlık yapan, yöneticinin çalışmasını, plan ve programını düzenleyen ve yürüten, kısacası yöneticiyi yöneten etkin bir kişidir. Hatta günümüzde yönetici asistanı yerine yönetici koçu kavramı da kullanılmaya başlanmıştır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreterlik mesleği için 5 sorumluluk düzeyi belirlenmiştir ve en üst düzey olan 5.basamakta görev yapan sekreterlere yönetici asistanı tanımlaması yapılmıştır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreter; yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir. Yabancı dilde çeviri yapan çevirmen; dosyalama yapan kişi dosya memurudur. Doğru cevap A seçeneğidir.

IAAP’nin açılımı Uluslararası İdari Profesyoneller Birliğidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Sekreterin günümüzdekine yakın anlamda ilk kez istihdam edildiği yer 1933 yılında Paris’te demir-çelik işletmesinin genel müdürlüğüdür. Doğru cevap E seçeneğidir.

Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur. 1873 yılında geliştirilen ilk yazı makineleri üretilmeye başlanmış, daha sonra da Dr. Dvorak klavyelerin bilimsel esasa dayandırılması ve bir düzen içinde kullanılması için çalışmalar yapmıştır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Önceleri Sekreterlik Anlayışı : 1 Sekreterlik zamanla öğrenilen bir iştir. Önemli olan şu ya da bu şekilde işi öğrenmektir. 2. On parmak daktilo bilen herkes sekreter olabilir. 3. Sekreter, kendisine verilen işleri yapmakla yükümlüdür. 4. Kendisine verilen yazıları da olduğu gibi yazar; düzeltme yapmaz. Başka bir deyişle “sekreter gördüğünü yazar”. 5. Sekreter her şeyi bilmeyebilir, zaten her şeyi bilmesi gerekmez. Sekretere her şeyi söylemeye gerek yoktur. 6. Sekreter arandığında hep yerinde bulunmalıdır; asla bir yere gönderilmez. 7. Emek işçisidir. 8. Kurallara bağlı hareket eder. 9. Zamanı kullanma becerisi vardır. 10. Rakam dökümlerini toplar. Cevap D seçeneğidir.

Çağdaş Sekreterlik Anlayışı:
1. Sekreterlik lise öğreniminden sonra yüksek öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır.
2. Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir.
3. Sekreter, yeri geldiğinde inisiyatif kullanabilir ve yönetici adına bazı kararları verebilir.
4. Sekreter yazıları şekil ve içerik açısından düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını düzelterek yazar.
5. Sekreterin sözlüğünde “Bilmiyorum” sözü olmamalıdır.
6. Sekreter, çeşitli eğitim seminerlerine ve konferanslara gönderilmeli; kendisini geliştirmesi desteklenmelidir.
7. Bilgi-zihin işçisidir.
8. Koşullara bağlı hareket eder.
9. Zamanı değerlendirme becerisi vardır.
10. Rakamların analiz edilmesine yardımcı olur. Doğru cevap B seçeneğidir.

Ülkemizde de her yıl 4-11 Haziran tarihleri Sekreterler Haftası olarak kutlanmaktadır. Bu hafta içinde çeşitli üniversiteler tarafından mesleğin çeşitleri boyutları ele alınmakta, konu ile ilgili akademisyen, uygulayıcılar ve öğrenciler bir araya gelmektedir. Cevap C seçeneğidir.

Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870’li yıllarda görülmektedir. Ancak o yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin oranı çok fazlaydı (% 97,3 yüzde doksan yedi virgül üç). 1930’larda sekreter unvanlı erkek sayısı bir hayli azalmıştı.

Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” olarak ya da bir kimsenin geçimini sağlamak için yaptığı sürekli iş, uğraş, çalışma alanı, geçim araçlarını elde etme uğraşı olarak da tanımlanmaktadır. Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir. Mesleğini yapan kişinin bireysel amaçları, o kişinin bireysel gereksinimlerinden kaynaklanmaktadır. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek.. Doğru cevap B'dir.

Türkiye’de ilk stenografi, Avram Benaroya tarafından ve Duploye sisteminden esinlenerek hazırlanmış ve 1928 yılında uygulanmaya başlamıştır. Bu sistem, daha sonra kurulan bir komisyon tarafından geliştirilmiş ve 1943 yılında stenografi adıyla yayınlanmıştır. Bugünkü anlamıyla sekreter ise ilk kez Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğü’nde 1953 yılında çalıştırılmaya başlanmış bulunmaktadır. 1956-1959 yıllarında yeni bir steno sistemi kurulmuştur. Her yıl bir önceki yılın uygulamaları gözden geçirilmiş ve 1959 yılındaki son komisyon; tarafından sisteme son şekli verilmiştir. Son olarak, 1980’de Gregg sisteminden esinlenen Muzaffer Okutkan, yeni bir sistem oluşturmuştur. Kısacası Türkiye’de sekreterlik mesleği dünyadaki gelişimini izleyerek bugünkü halini almıştır. Doğru cevap A'dır.

Çağdaş Sekreterlik anlayışına göre;

1. Sekreterlik lise öğreniminden sonra yüksek öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır.


2. Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir.


3. Sekreter, yeri geldiğinde inisiyatif kullanabilir ve yönetici adına bazı kararları verebilir.


4. Sekreter yazıları şekil ve içerik açısından düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını düzelterek yazar.


5. Sekreterin sözlüğünde “Bilmiyorum” sözü olmamalıdır.


6. Sekreter, çeşitli eğitim seminerlerine ve konferanslara gönderilmeli; kendisini geliştirmesi desteklenmelidir.


7. Bilgi-zihin işçisidir.


8. Koşullara bağlı hareket eder.


9. Zamanı değerlendirme becerisi vardır.


10. Rakamların analiz edilmesine yardımcı olur. Doğru cevap E'dir.

Sorumluluk Düzeyi 1
Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter;

• Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle görüştürür.


• e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir.


• Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile bir araya gelmesi için ortamı hazırlar.


• Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir.


• Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler.


• Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar.


• Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler. Doğru cevap A'dır.

Sorumluluk Düzeyi 4
Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;

• Anlaşılması zor olan teknik sorunların yazışmalarını düzenler. İstendiği zaman yönetici adına teknik yazışmaları imzalayabilir.


• Toplantılar sırasında yönetici tarafından verilen taahhütleri not alır.


• Kendi inisiyatifini kullanarak, şirketi personel adaylarına tanıtmak için toplantı ve konferans düzenlemeleri yapabilir.


• Ziyaretçilerin görüşme önceliklerini, ertelemelerini belirler. Davet veya görüşmeleri kabul/ret eder.


• Yöneticinin onayına sunulan yazışmaları gözden geçirir ve şirket politikalarıyla çelişen bir durum varsa bu konu hakkında ilgili çalışanları uyarır. Bu sorunları çözmek için önemli bölümlere veya çelişkilere dikkat çeker, önerilerde bulunur.


• Gelen yazı, rapor ve bilgilerin içeriğini özetleyerek yöneticisine zaman kazandırır. Özellikle yöneticiye yardımcı olmak amacıyla bu belgelerden sonuç çıkarır, yeni bilgilerin şirketin temel bilgi kaynaklarına uyumunu sağlar.


• Yöneticinin yokluğunda, şirket etkinliklerinin yürütülmesini temin eder, ihtiyaç varsa uygun personele durum hakkında bilgi nakleder.

Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir. Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Bölüm ya da Kat Sekreteri
Büyük bir kurum ya da işletmenin (şirketin) herhangi bir bölümünde çalışan sekreterdir. Bölümdeki birkaç yöneticiye birden hizmet verir. Bölüme gelen telefonları cevaplandırır, bölüm çalışanlarına gelen mesajları iletir, yazıları yazar ve bölümler arası haberleşmede sorumluluk üstlenir. Bölümün dosyalama ve çoğaltma işlerini yürütür; kırtasiye ihtiyaçlarını temin eder. Çalıştığı bölümün faaliyet konusunda uzmanlaşır. Örneğin, personel bölümünün sekreteri, özlük işleri ile ilgili çok konuyu öğrenmiştir. Doğru cevap C'dir.

Raportör Sekreter
Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir. Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir. Yönetim kurulu sekreterleri, toplantı salonunu ve gündemi hazırlanma; toplantı malzemeleri ve oturma şekli gibi toplantının verimliliğine katkı sağlayan faktörlerin yanında, protokol kuralları konusunda bilgi ve beceri sahibi olması gerekir. Doğru cevap D'dir.

Yönetici asistanın, birçok tanımı olmakla beraber, en çok kabul gören tanımı şöyledir: Yönetici asistanı, büro yeterliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan bir emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi, kendisine verilen yetki sınırları içinde kararlar verebilen bir yönetici yardımcısıdır. Doğru cevap E'dir.

İşletme Sekreteri
İş hayatının yukarıda sıralanan çeşitli kesimlerinde her türlü iletişimi sağlayan, randevuları ayarlayan, dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren, ekonomi ve işletme bilgisi olan sekreterler, işletme sekreterliği grubuna girmektedir. Her ayrı alan için uzmanlığa sahip sekreter yetiştiren öğretim kurumları olmadığı için yüksekokullarda verilen işletmecilik, yönetim ve muhasebe bilgileri, iletişim bilgisi, örgütsel davranış, halkla ilişkiler, pazarlama, daktilografi, bilgisayar, yabancı dil, yazışma ve dosyalama vb. dersler bu alanlarda çalışacak sekreterler için temel teorik bilgileri vermeyi amaçlamaktadır. Doğru cevap E'dir.

Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” olarak ya da bir kimsenin geçimini sağlamak için yaptığı sürekli iş, uğraş, çalışma alanı, geçim araçlarını elde etme uğraşı olarak da tanımlanmaktadır. Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir.

Mesleğini yapan kişinin bireysel amaçları, o kişinin bireysel gereksinimlerinden kaynaklanmaktadır. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek.

Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir.

Osmanlı İmparatorluğunda Divan-ı Hümayun’daki (yani devletin en üst kademesindeki) işler Reissülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçinin nezaretinde görülürdü. Ayrıca yöneticilerle umumi kâtip veya mahsus kalem müdürlüğü adında bugünkü adıyla sekreterler çalışmaktaydı.

Türkiye’de ilk stenografi, Avram Benaroya tarafından ve Duploye sisteminden esinlenerek hazırlanmış ve 1928 yılında uygulanmaya başlamıştır.

Başlangıçta daktilonun icadı ve klavyelerin on parmak ile hızlı bir şekilde kullanılması iş yaşamında büyük etkiler yaratsa da daktilo, büro hizmetlerinde artık geri bir teknolojidir. Mekanik, elektromekanik, elektrikli yazı makinelerinden sonra hafızalı ve pek çok fonksiyonu bulunan elektronik yazı makineleri ile yazı işlemleri daha da kolaylaşmış, hatasız ve kısa zamanda, istenen her türlü yazının yazılması sorun olmaktan çıkmıştır. Bugün iletişim, kayıt tutma ve belgeleme işlemleri, geliştirilen ileri teknoloji (hi-tec) araçları ile daha hızlı ve verimli olarak yapılabilmektedir. Önce telefon, sonra teleks sonra da sırasıyla faks, elektronik mektup ve bilgisayar sözü edilen teknoloji ürünlerinden bazılarıdır.

ilk kez 1956 yılında Amerika’dan gelen uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır. Bu iki yıllık eğitim programı daha sonra İstanbul, İzmir, Bursa, Adana, Erzurum, Eskişehir, Malatya, Samsun ve Zonguldak olmak üzere on ilde açılmıştır.

Önceleri Sekreterlik Anlayışı

1. Sekreterlik zamanla öğrenilen bir iştir. Önemli

olan şu ya da bu şekilde işi öğrenmektir.

2. On parmak daktilo bilen herkes sekreter

olabilir.

3. Sekreter, kendisine verilen işleri yapmakla

yükümlüdür.

4. Kendisine verilen yazıları da olduğu gibi

yazar; düzeltme yapmaz. Başka bir deyişle
“sekreter gördüğünü yazar”.

5. Sekreter her şeyi bilmeyebilir, zaten her şeyi

bilmesi gerekmez. Sekretere her şeyi
söylemeye gerek yoktur.

6. Sekreter arandığında hep yerinde

bulunmalıdır; asla bir yere gönderilmez.

7. Emek işçisidir.


8. Kurallara bağlı hareket eder.


9. Zamanı kullanma becerisi vardır.


10. Rakam dökümlerini toplar.

Çağdaş Sekreterlik Anlayışı

1. Sekreterlik lise öğreniminden sonra yüksek

öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir
meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır.

2. Sekreter bir ya da iki yabancı dili

konuşabilmelidir.

3. Sekreter, yeri geldiğinde inisiyatif kullanabilir

ve yönetici adına bazı kararları verebilir.

4. Sekreter yazıları şekil ve içerik açısından

düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını
düzelterek yazar.

5. Sekreterin sözlüğünde “Bilmiyorum” sözü

olmamalıdır.

6. Sekreter, çeşitli eğitim seminerlerine ve

konferanslara gönderilmeli; kendisini
geliştirmesi desteklenmelidir.

7. Bilgi-zihin işçisidir.


8. Koşullara bağlı hareket eder.


9. Zamanı değerlendirme becerisi vardır.


10. Rakamların analiz edilmesine yardımcı olur.

Sorumluluk Düzeyi 1
Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri
yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter;
• Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle
görüştürür.
• e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir.
• Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile biraraya gelmesi
için ortamı hazırlar.
• Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir.
• Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle
yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler.
• Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar.
• Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler.

Ona güvenin: Asistanınızın ilk işi, öncelikleri belirlemektir. Hangi bilgiyi kime aktaracağını bilir ve işleri önem ve aciliyet sırasına koymak onun uzmanlık alanıdır. Mesela çok acele bir imza gerekiyorsa, iyi sekreter doğru kişiye doğru zamanda imzalatacaktır. Yeter ki yürüyen dosyalar hakkında bilgisi olsun. Ona yetki verin: Son 10 yıldır yönetici sistanları giderek uzmanlaşıyor. Bilgisayar vb imkanların kullanımı ve yabancı dil bilgisi dışında, yönetici asistanlarının pek çoğu artık hukuk, pazarlama, marketing konularına da vakıf. Böyle bir yardımcınız var da, sadece telefon bağlatıyor yahut kahve yaptırıyorsanız, size yönetici demezler. İnsan ilişkileri becerisinden yararlanın: Çalışanlarla yönetici arasında tampon vazifesi gören sekreterlerin insani rolü çok önemli. İyi bir asistan, doğru insana, doğru zamanda, doğru mesajı vererek sürtüşmeleri, gerginlikleri ortadan kaldırır. Doğabilecek tatsızlıkları, dedikoduları önler. Şirket için bazı bilgileri, yöneticiye olan yakınlığından faydalanarak, çalışanlara o aktarır. Böylece yöneticiyi bir yükten de kurtarır. Tabii ki bir çalışana işten çıkarıldığını bildirmek sekreterin görevi değildir. Tecrübesinden yararlanın: Mesela 10 yıldır görevde olan bir yönetici asistanı, şirket için ve yöneticisi için çok önemli bir hafızadır. Herkesin, çalışanların, üstlerin, müşterilerin huyunu suyunu bilir, geçmiş çatışmaları hatırlar, yapılan hataların tekrarlanmamasını sağlar. Böyle bir bilgi birikiminin değerini düşünebiliyor musunuz!
Onu vazgeçilmez kılın: Yönetici asistanları genelde küçük şirketlerde daha mutlu çalışırlar, çünkü büyük gruplarda görevleri çok kalın çizgilerle belirlenmiştir, oysa küçük şirketlerde biraz da ’ne iş olsa yapar’ durumundadırlar. Yani daha çok inisiyatif kullanabilirler, daha çok sorumluluk yüklenebilirler. İyi bir sekretere, ne kadar sorumluluk ve yetki verirseniz (bazı satın almalar, mobilya-dekorasyon, büro organizasyonu, otel-bilet rezervasyonları, insan kaynaklarıyla ilgili kararlar vs) o kadar mutlu olacak ve kendini vazgeçilmez hissedecektir ve o kadar gayretle çalışacaktır. Onunla düzenli görüşün: Yöneticinin asistanıyla haftada 1 saatlik bir toplantı yapması faydalıdır. Elindeki dosyalar ne noktadadır, kiminle ne sorun yaşanmaktadır? Yönetici bu toplantı esnasında planlı bir şekilde isteklerini aktarır ve sekreterini dinler. Böylece ona ve yaptığı işe verdiği önemi de göstermiş olur. Onu yönetici gibi eğitin: Yönetici asistanlarının şirket içi eğitim almak için vakti olmaz. Mesleki gelişmeleri ancak kendi imkânlarıyla takip eder, kendilerini geliştirirler. Ama görevleri önemlidir, işleri zordur. İnsan ilişkilerini yönetmeyi, şirket işleyişi hakkında bilgi sahibi olmayı fazlasıyla hak ederler.
Eğitimlerine destek verin.
(17 Nisan 2008 tarihli L’Entrep