Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?)

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.

Atölye Çalışması (Workshop): Az sayıdaki katılımcının bir usta eğitici eşliğinde yoğun tartışma, bilgi ve beceri aktarımı amacıyla bir araya gelmeleridir.

Sempozyum: Belirli sayıda alan uzmanının toplanarak, özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler üretmeleridir.

Kolokyum (Colloqium): Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarıdır.

Eğitim Toplantıları: Bazı toplantılar, belirli bir grubun bilgi seviyesinin yükseltilme- sini amaçlamaktadır. Özellikle orta düzey yöneticilerin yetiştirilmesine yönelik yapılan bu toplantıların amacı “eğitim”dir. Bazen de katılanlara bir yönetim veya uygulamanın benimsetilmesi amacıyla yapılır.

Yönetim Kurulu Toplantıları: Bu toplantılar ihtiyaç olduğu zamanlarda veya haftanın ya da ayın belirli günlerinde periyodik olarak yapılabilmektedir.

Forum (Forum): Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır.

Danışma toplantıları: Bu tür toplantıların temel ilkesi, paylaşımdır. Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur. İnsanlar fikir alışverişinde bulunurlar.

Kurumlar arası toplantı türlerini; kongre, konferans, ticari sergi ve fuar, seminer, sempozyum, atölye çalışması, panel, forum, asamble, eylem, zirve, klinik, kolokyum, sanal toplantı, sanal sunum olarak sınıflandırılmaktadır.

Sonuç bir toplantının bileşenleri olamaz.

Sabote edip gösteri yapmak toplantının genel amaçlarından biri değildir.

ir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların, yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermelerine Seminer denir

Belirli sayıda alan uzmanlarının toplanarak özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler arayan toplantı biçimine sempozyum denir.

ki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartıştığı toplantı biçimine panel denir.

Bir konunun üst düzeyde üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarına Kolokyum denir.

Yöneticiler tarafından aslara belirli görev vermek ya da gelecekteki davranışları yönlendirecek kuralları bildirmek amaçlı yapılan toplantı Emir Toplantısıdır.

Dernekler; kazanç paylaşma dışında, belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere; en az yedi gerçek veya tüzel kişinin kazanç paylaşma dışında belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları, tüzel kişiliğe sahip kişi topluluklarıdır.

Güçlü Performans etkili olmayan toplantıların özelliklerinden biri değildir.

Meclis toplantı sektörü içerisinde yer alan alıcılardan biri değildir.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?), içerik (ne?), süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?).

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.

Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.

İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Yeni bir takım ya da grup oluşturulduğunda,
• Yeni bir projeye başlandığında
• Bir amaca ulaşmak ya da görevi tamamlamak için sadece tek bir personelin bakış açısının ötesine geçebilmek için
• Bir problemi çözmek ya da bir süreci geliştirmek amacıyla
• Bir grup ya da takım kararı almak için

Genel olarak kurum içi toplantı türlerini şu şekilde sınıflandırmak mümkündür:
Bilgilendirme amaçlı toplantılar

• Konvansiyon
• Değerlendirme toplantıları
• Yönlendirici toplantılar
• Danışma toplantıları
• Mesleki toplantılar
• Komite ya da komisyon toplantıları
• Müzakere toplantıları
• Sorun çözme toplantıları
• Eğitici toplantılar
• Emir toplantısı
• Disiplin toplantısı

Toplantılarda dört ana işlev vardır. Her toplantı türü, bu dört işlevden biri üzerinde yapılanmaktadır. Bu işlevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, sorun çözme ve karar almadır. Bunların her biri de toplantı yapmak için geçerli sebeptir ve her birinin kendine özgü bir biçimi ve kendine özgü kuralları vardır.

Sorun çözme toplantılarında öncelikle sorun tam olarak ortaya konur ve açıklığa kavuşturulur, daha sonra değişik gruplar tartışma ve karar alma yöntemleri ile (bunlar beyin fırtınası, balık kılçığı tekniği, pareto analizi, dephi tekniği vb.) belirlenen soruna çözüm aranması aşamasına geçerler.

Toplantı sektörü içerisinde farklı türlerde alıcılar bulunmaktadır. Bunlar:

• Dernekler,
• Şirketler,
• Kamu sektörü,
• Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar,
• Uluslararası özel organizasyonlardır.

İşletmelerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır:

• Yönetim toplantıları
• Eğitim seminerleri
• Satış toplantıları
• Ürün tanıtımları
• Hissedar toplantıları
• Teşvik seyahati toplantıları

Derneklerin yaptıkları toplantı çeşitleri şunlardır:

• Yıllık toplantılar


• Yönetim kurulu toplantıları


• Seminerler ve çalışma grupları


• Brifingler


• Gelir sağlama toplantıları


• Sergiler


• Mesleki ve teknik konular

Toplantılar insanların, içeriğin ve sürecin bir amaç için bir araya gelmesidir. Bunun nedeni,
“toplantı”nın işbirlikçi bir çalışma süreci oluşu ve “iş” kavramının sahip olduğu tüm olanakları kapsamasıdır
Toplantıların yeri değil, insanların bir amaç için süreç içinde işbirliği halinde olmaları önemlidir.

Toplantılar, diğer yapılanlarla bağlantı kurarak yapılan işlere bir anlam
kazandırmaya ve aynı zamanda ortaya çıkan sorunları topluca ele almaya imkân tanır.
Grubun desteği bireylere enerji ve motivasyon kazandırarak, daha iyi bir performans göstermelerine imkan tanımaktadır. Kendilerine göre bir hedef ortaya koyan grup elemanları, kendi amirlerinin isteklerinden daha çok kendilerinden talepte bulunmaktadırlar.
Hedef koyma ve anlam kazandırma gibi işlevler toplantının motive etme amacında olduğunu gösterir.

Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır

Kongre (Congress): Sayı olarak büyük katılımcı ve grupların belirli aralıklarla ve düzenli olarak, daha önceden saptanmış bir konuyu tartışmak üzere bir araya gelmeleridir. Ayırt
edici özelliği devamlılığının olmasıdır.
Kongrelerde düzenli aralıklarla tekrarlanması özelliği vardır.

Tedarikçiler oteller, yiyecek-içecek işletmeleri, ulaştırma
işletmeleri gibi toplantı organize eden işletmelere hizmet sağlayan işletmelerdir.
Tedarikçiler Oteller, yiyecek içecek hizmetleri ve ulaşım sınıfına girer.

Türkiye’de dernekler her iki yılda bir genel kurul yapmak zorundadır.
İki yılda bir

Etkin olmayan toplantılar, uzun olmakta, pek etkinlik gösterememekte ve çok az
önemli sonuçlar doğurmaktadır.
Etkin olmayan toplantılar kısa değil tersine uzun ve verimsiz olur.

Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı
dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısına forum adı verilir.

Eski Apple çalışanı Ken Segal, kitabında Jobs’un toplantıları mümkün olduğunca az kişiyle yaptığını belirtiyor ve şöyle anlatıyor: “Toplantıları olabildiğince az kişiyle yapardı. Sadece işin ana muhatapları katılırdı."
Sadece gerçekten ihtiyaç olduğunda toplantı yapılması taraftarı olan Bezos, toplantılarında da “2 Pizza” adını verdiği kuralı uyguluyor. Bu kurala göre Bezos’un yer aldığı toplantılarda 2 pizzanın doyurabileceğinden fazla kişi yer alamıyor. Başarılı iş insanı, “Bence bir toplantı ne
kadar kalabalıksa ondan verim alma ihtimali o kadar düşüyor." diye konuşuyor.
Katılımcı sayısının az ve amaca yönelik olması iki yöneticinin de önem verdiği bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Ürün Tanıtımları: Üretilen yeni ürünlerin personele, bayilere, temsilcilere ya da aracılara tanıtımı amacıyla yapılan, ortalama iki gün süren toplantılardır.
Ürün tanıtım toplantıları

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Örgütlerin büyük çoğunluğu toplantılar olmadan işlevlerini yerine getirememektedir. İdare heyeti toplantıları, derneklerin genel kurul toplantıları gibi toplantılar yasa gereği zorunlu olmaktadır. Örgütlerde gerçekleştirilen toplantıların sayısı örgüt içinde yapılan işe ve toplantıların amacına göre değişebilmektedir. Toplantıları düzenlemek için birçok güçlü sebep mevcuttur. Bunlar (Şen, 2013):
Bilgi alışverişi yapmak ve değerlendirmek: Ekipteki elemanların neler yaptığını, işe uygunluğunu görebilmek ve tekrarları engellemek için önemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi çeşitli bakış açılarını ön plana getirerek, bir bireyden daha iyi değerlendirebilir. Böylece yanlış anlamaların ve değerlendirmelerin de sayısı azalmaktadır. Bunun için bilgi toplamak, bunları diğerlerine aktarmak ve değerlendirmek karar verme açısından öncelikle yapılması gereken faaliyetlerdir. Müşteriler ve satıcılar arasında yapılan danışmanlık toplantıları bu gruba verilecek tipik bir örneği oluşturmaktadır. Bilgilendirme toplantıları bilginin belli bir şekilde el değiştirmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Ekip lideri, nasıl etkileneceklerini görebilmeleri açısından üst düzey karar ve değişiklikleri, ekip üyelerine açıklar. Buna karşılık olarak ekip üyeleri söylenenleri doğru anlayıp anlamadıklarını kontrol eder, değişikliklerin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini değerlendirir ve bu kararlara yönelik bir taahhütte bulunurlar. Bilgilendirme toplantıları ekip üyelerinin değişime yönelik tepkilerini aktarmaya yönelik iyi bir fırsat da sunar.
Sorunları çözmek: Yönetimle ilgili toplantıların çoğu bir şekilde belli sorunların çözülmesini de kapsamaktadır. Grubun belli bir sorunu çözebilme başarısı, toplu düşünme kalitesine de bağlıdır. Sorunlar bir şekilde tatminsizlik yaratan durumlar ya da durumlardaki değişikliklerden kaynaklanan güçlükler olabilmektedir. Sorun çözümünde başarılı olamayan gruplar uzman bilgisine ihtiyaç duyar.
Çatışmaları sona erdirmek: Örgütlerde çatışmanın kaynağının bulunması, bunu değerlendirmek için farklı bakış açılarının geliştirilmesi ve çatışma ile başa çıkabilmek için değişik imkânların araştırılması gerekmektedir. Çatışmaların sona erdirilmesine yönelik en iyi örnek olarak müzakereler gösterilebilir.
Motive etmek: Toplantılar, diğer yapılanlarla bağlantı kurarak yapılan işlere bir anlam kazandırmaya ve aynı zamanda ortaya çıkan sorunları topluca ele almaya imkân tanır. Grubun desteği bireylere enerji ve motivasyon kazandırarak, daha iyi bir performans göstermelerine imkan tanımaktadır. Kendilerine göre bir hedef ortaya koyan grup elemanları, kendi amirlerinin isteklerinden daha çok kendilerinden talepte bulunmaktadırlar.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Bilgi alışverişi yapmak ve değerlendirmek: Ekipteki elemanların neler yaptığını, işe uygunluğunu görebilmek ve tekrarları engellemek için önemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi çeşitli bakış açılarını ön plana getirerek, bir bireyden daha iyi değerlendirebilir. Böylece yanlış anlamaların ve değerlendirmelerin de sayısı azalmaktadır. Bunun için bilgi toplamak, bunları diğerlerine aktarmak ve değerlendirmek karar verme açısından öncelikle yapılması gereken faaliyetlerdir. Müşteriler ve satıcılar arasında yapılan danışmanlık toplantıları bu gruba verilecek tipik bir örneği oluşturmaktadır. Bilgilendirme toplantıları bilginin belli bir şekilde el değiştirmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Ekip lideri, nasıl etkileneceklerini görebilmeleri açısından üst düzey karar ve değişiklikleri, ekip üyelerine açıklar. Buna karşılık olarak ekip üyeleri söylenenleri doğru anlayıp anlamadıklarını kontrol eder, değişikliklerin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini değerlendirir ve bu kararlara yönelik bir taahhütte bulunurlar. Bilgilendirme toplantıları ekip üyelerinin değişime yönelik tepkilerini aktarmaya yönelik iyi bir fırsat da sunar.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Bilgi alışverişi yapmak ve değerlendirmek: Ekipteki elemanların neler yaptığını, işe uygunluğunu görebilmek ve tekrarları engellemek için önemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi çeşitli bakış açılarını ön plana getirerek, bir bireyden daha iyi değerlendirebilir. Böylece yanlış anlamaların ve değerlendirmelerin de sayısı azalmaktadır. Bunun için bilgi toplamak, bunları diğerlerine aktarmak ve değerlendirmek karar verme açısından öncelikle yapılması gereken faaliyetlerdir. Müşteriler ve satıcılar arasında yapılan danışmanlık toplantıları bu gruba verilecek tipik bir örneği oluşturmaktadır. Bilgilendirme toplantıları bilginin belli bir şekilde el değiştirmesini ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Ekip lideri, nasıl etkileneceklerini görebilmeleri açısından üst düzey karar ve değişiklikleri, ekip üyelerine açıklar. Buna karşılık olarak ekip üyeleri söylenenleri doğru anlayıp anlamadıklarını kontrol eder, değişikliklerin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini değerlendirir ve bu kararlara yönelik bir taahhütte bulunurlar. Bilgilendirme toplantıları ekip üyelerinin değişime yönelik tepkilerini aktarmaya yönelik iyi bir fırsat da sunar.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

• Bilgilendirme: Bu tür toplantıların amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır.
  
• Planlama: Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hede erinin kararlaştırılmasıdır.
  
• Problem çözme: Planlama toplantılarına benzeyen bu toplantılarda özellikle günlük iş yaşantısında meydana gelen problemlerin çözümüdür.
  
• Değerlendirme: Bu tür toplantılarda planlama ve/veya sorun çözme toplantılarına ilişkin sürecin değerlendirilmesi amaçlanmaktadır.
  
• Eğitim: Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır.
  
• Kutlama: Bu toplantıların amacı birlikte zaman geçirme ve eğlenmedir.
  

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

• Bilgilendirme: Bu tür toplantıların amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır.
  
• Planlama: Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.
  
• Problem çözme: Planlama toplantılarına benzeyen bu toplantılarda özellikle günlük iş yaşantısında meydana gelen problemlerin çözümüdür.
  
• Değerlendirme: Bu tür toplantılarda planlama ve/veya sorun çözme toplantılarına ilişkin sürecin değerlendirilmesi amaçlanmaktadır.
  

Eğitim: Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

• Bilgilendirme: Bu tür toplantıların amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır.
  
• Planlama: Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.
  
• Problem çözme: Planlama toplantılarına benzeyen bu toplantılarda özellikle günlük iş yaşantısında meydana gelen problemlerin çözümüdür.
  
• Değerlendirme: Bu tür toplantılarda planlama ve/veya sorun çözme toplantılarına ilişkin sürecin değerlendirilmesi amaçlanmaktadır.
  
• Eğitim: Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır.
  
• Kutlama: Bu toplantıların amacı birlikte zaman geçirme ve eğlenmedir.
  

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

• Bilgilendirme: Bu tür toplantıların amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır.
  
• Planlama: Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.
  
• Problem çözme: Planlama toplantılarına benzeyen bu toplantılarda özellikle günlük iş yaşantısında meydana gelen problemlerin çözümüdür.
  
• Değerlendirme: Bu tür toplantılarda planlama ve/veya sorun çözme toplantılarına ilişkin sürecin değerlendirilmesi amaçlanmaktadır.
  
• Eğitim: Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır.
  
• Kutlama: Bu toplantıların amacı birlikte zaman geçirme ve eğlenmedir.
  

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
/TOPLANTI İHTİYACI VE TOPLANTILARIN AMAÇLARI
İşletmelerde genel olarak toplantılara ihtiyaç duyulan zamanları şu şekilde sıralamak mümkündür (Saylor, 2006: 2):

• Yeni bir takım ya da grup oluşturulduğunda,
  
• Yeni bir projeye başlandığında,
  
• Bir amaca ulaşmak ya da görevi tamamlamak için sadece tek bir personelin bakış açısının ötesine geçebilmek için,
  
• Bir problemi çözmek ya da bir süreci geliştirmek amacıyla,
  
• Bir grup ya da takım kararı almak için,
  

TOPLANTI TÜRLERİ
Kurumlar arası toplantı kavramlarının alt başlıkları ayrı ayrı tanımlanmıştır.

• Toplantı (Meeting): En basit anlamıyla katılımcıların eğitim, tartışma, bilgi paylaşma, sosyalleşme, örgütlenme ve karar alma temel amaçlarıyla bir araya gelmeleridir.
• Kongre (Congress): Sayı olarak büyük katılımcı ve grupların belirli aralıklarla ve düzenli olarak, daha önceden saptanmış bir konuyu tartışmak üzere bir araya gelmeleridir. Ayırt edici özelliği devamlılığının olmasıdır.
• Konferans (Conference): Kongrelere göre daha küçük sayıdaki katılımcıların saptanmış bir konu üzerinde tartışması, danışması ve çözüm üretmesi amacıyla bir araya gelmeleridir. Ticari Sergi ve Fuar (Trade Show, Exhibition, Convention, Fair): Katılımcıların sergi alanına öncelikli olarak sergiyi veya sergilenen nesneyi görmek amacıyla geldikleri olaylardır. Bu olayda birincil amaç işletmeden işletmelere veya nihai tüketiciye yapılan satış odaklı sunum ve bilgilendirmedir.
• Seminer (Seminar): Bir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermeleridir.
• Sempozyum: Belirli sayıda alan uzmanının toplanarak, özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler üretmeleridir.
• Atölye Çalışması (Workshop): Az sayıdaki katılımcının bir usta eğitici eşliğinde yoğun tartışma, bilgi ve beceri aktarımı amacıyla bir araya gelmeleridir.
• Panel (Panel): İki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır.
• Forum (Forum): Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır.
• Asamble (Assembly): Bir organizasyonun üyelerinden seçilen temsilcilerin yasal düzenleme, politika oluşturma, komisyon oluşturma, bütçe ve gelir raporu onaylama amacıyla bir araya gelmeleridir.
• Eylem (Protest): Biçimsel veya biçimsel olmayan organizasyonların basın açıklaması yapma, kamuoyu oluşturma, destek verme veya kınama amacıyla üyelerine çağrı yaparak insanları bir araya getirmeleridir.
• Zirve (Summit): Devletler, devlet kurumları, siyasi örgütler, sivil toplum kuruluşları, finansal örgütlerin başkan ve temsilcilerinin siyasi, yasal, insani ve çevresel sorunlara yönelik tartışmak ve kararlar almak amacıyla bir araya
• Klinik (Clinic): Katılımcıların bizzat yaparak öğrendiği daha çok fen bilimcileri ilgilendiren toplantı türü.
  
• Kolokyum (Colloqium): Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarıdır.
  
• Sanal Toplantı (Virtual Meeting): Özellikle geniş bir coğrafi alana yayılmış şirket yöneticilerinin internet üzerinden özel yazılımlar kullanarak tartışma, danışma, denetim ve karar alma amacıyla bir araya gelmeleridir.
  
• Sanal Sunum (Virtual Presentation): Kongre ve konferansların yapıldığı yere gidemeyen katılımcıların internet üzerinden toplantı ortamında sanal bildiri sunmalarıdır.
  

TOPLANTI TÜRLERİ
Aşağıda kurumlar arası toplantı kavramlarının alt başlıkları ayrı ayrı tanımlanmıştır:
Toplantı (Meeting): En basit anlamıyla katılımcıların eğitim, tartışma, bilgi paylaşma, sosyalleşme, örgütlenme ve karar alma temel amaçlarıyla bir araya gelmeleridir.
Kongre (Congress): Sayı olarak büyük katılımcı ve grupların belirli aralıklarla ve düzenli olarak, daha önceden saptanmış bir konuyu tartışmak üzere bir araya gelmeleridir. Ayırt edici özelliği devamlılığının olmasıdır.
Konferans (Conference): Kongrelere göre daha küçük sayıdaki katılımcıların saptanmış bir konu üzerinde tartışması, danışması ve çözüm üretmesi amacıyla bir araya gelmeleridir. Ticari Sergi ve Fuar (Trade Show, Exhibition, Convention, Fair): Katılımcıların sergi alanına öncelikli olarak sergiyi veya sergilenen nesneyi görmek amacıyla geldikleri olaylardır. Bu olayda birincil amaç işletmeden işletmelere veya nihai tüketiciye yapılan satış odaklı sunum ve bilgilendirmedir.
Seminer (Seminar): Bir araştırma alanında uzmanlaşmış katılımcı ve grupların yine alanda uzman bir kişi rehberliğinde bir araya gelerek kullanıcılara ders, sunum, bilgilendirme ve tartışma yoluyla eğitim vermeleridir.
Sempozyum: Belirli sayıda alan uzmanının toplanarak, özel bir konuda bildiri sunmaları, tartışmaları ve soruna yönelik çözümler üretmeleridir.
Atölye Çalışması (Workshop): Az sayıdaki katılımcının bir usta eğitici eşliğinde yoğun tartışma, bilgi ve beceri aktarımı amacıyla bir araya gelmeleridir.
Panel (Panel): İki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır.
Forum (Forum): Moderatör yönetiminde yapılan, uzman konuşmacıların katıldığı dinleyicilerin sorularına açık tartışma toplantısıdır.
Asamble (Assembly): Bir organizasyonun üyelerinden seçilen temsilcilerin yasal düzenleme, politika oluşturma, komisyon oluşturma, bütçe ve gelir raporu onaylama amacıyla bir araya gelmeleridir.
Eylem (Protest): Biçimsel veya biçimsel olmayan organizasyonların basın açıklaması yapma, kamuoyu oluşturma, destek verme veya kınama amacıyla üyelerine çağrı yaparak insanları bir araya getirmeleridir.
Zirve (Summit): Devletler, devlet kurumları, siyasi örgütler, sivil toplum kuruluşları, finansal örgütlerin başkan ve temsilcilerinin siyasi, yasal, insani ve çevresel sorunlara yönelik tartışmak ve kararlar almak amacıyla bir araya gelmeleridir. Aşağıda 2016 yılında İstanbul’da gerçekleştirilmiş olan BM Dünya İnsani Zirvesi’nin hazırlık süreci, amacı, katılımcıları ve zirve kapsamında gerçekleştirilen toplantı ve etkinlikler örnek olarak verilmiştir.
Klinik (Clinic): Katılımcıların bizzat yaparak öğrendiği daha çok fen bilimcileri ilgilendiren toplantı türü.
Kolokyum (Colloqium): Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarıdır.
Sanal Toplantı (Virtual Meeting): Özellikle geniş bir coğrafi alana yayılmış şirket yöneticilerinin internet üzerinden özel yazılımlar kullanarak tartışma, danışma, denetim ve karar alma amacıyla bir araya gelmeleridir.
Sanal Sunum (Virtual Presentation): Kongre ve konferansların yapıldığı yere gidemeyen katılımcıların internet üzerinden toplantı ortamında sanal bildiri sunmalarıdır.

Ünite birin giriş bölümünü inceleyiniz
Toplantıdan söz edebilmek için birden fazla kişinin bir amaca yönelik olarak bir araya gelmesi gerekmektedir.

1. Ünitede ele alınan toplantı ihtiyacı ve toplantıların amaçları başlığını inceleyiniz
Çalışanlar arasında rekabeti arttırmak toplantı yapmanın bir amacı değildir

Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli
amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.

İki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır
Panel; iki veya daha fazla alan uzmanı konuşmacının bir moderatör yönetiminde tartışmalarıdır

Kolokyum (Colloqium): Bir konunun üst düzeyde uzmanı olan araştırmacıların akademik bir soru etrafında tartışmalarıdır.

Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır.

Etkin ve verimli toplantı başlığını inceleyiniz
Etkin olmayan toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır. Toplantı başkanı böyle durumları tüm katılımcıların katılımını sağlayarak yönetmelidir. Toplantıların etkin olamamasının bir diğer nedeni ise hazırlığın yetersizliği olarak adlandırılmaktadır. Önceden belirlenmiş amaçların olmadığı, karar alınacak konularda toplantının gündemine ilişkin arka plan bilgisinin yeterince sunulmadığı ve katılımcıların toplantı hakkında yeterince yönlendirilmediği toplantıların sonunda bir tatminsizlik duygusu yaşanmaktadır. Etkin olmayan toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğü ve toplantıyla ilgili tasarlanmamış bilgilerin dolaşımını sağlar. Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öğe ise, ilgisiz üyelerdir.

Şirketler temel kâr amacıyla kurulan işletmeler iken, dernekler kar
amacı gütmeyen kuruluşlardır.

Yılda bir kez olmak üzere bir günde bitebilecek şekilde tüm hissedarların katıldığı toplantılardır.