Proje entegrasyon yönetimi, proje faaliyetlerinin tutarlı bir bütün hâlinde ele alınarak tanımlanması, birleştirilmesi ve koordine edilmesidir.

Proje yöneticisi, proje için yetkin ve yeterli insan kaynağının temin edilmesi, uygun bir ekip ortamı oluşturulması, sağlıklı bir iletişim geliştirilmesi, işlerin takvimine uygun yürütülmesi, hesap verebilirliğin sağlanması gibi görevlerden sorumludur.

Etkili bir iletişim yönetimi sağlamada iletişim yönetim planı ve çalışma performans raporlarına
ihtiyaç bulunmaktadır.

CBS ile ilgili farklı mesleki ve sorumluluk alanlarında asgari standart ve yeterliliklerin geliştirilmesine yönelik çalışmalar hem uluslararası kuruluşlar hem de ülkemizde Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) tarafından yürütülmektedir.

CBS projelerinde sıklıkla kullanılan üç yöntem bu bölümde açıklanmıştır. Bu yöntemler; Şelale
Yöntemi, Çevik Yöntemler ve Kritik Yol Yöntemi’dir.

Planlama, Fizibilite ve Analiz, Sistem Tasarımı, Uygulama, Entegrasyon ve Test, Sistemin Dağıtımı, Bakım ve Onarım.

Şelale yönteminin en büyük avantajı, izlenmesinin kolay bir şekilde yapılabilmesidir.

Bir proje takviminin oluşturulmasında büyük kolaylıklar sağlayan Gantt Şeması, 1910-1915 yılları
arasında Henry Gantt tarafından geliştirilen bir planlama aracıdır.

Gantt Şemaları iki temele dayanır. Bunlar, faaliyetlerin yer aldığı "y" ekseni ve faaliyetlerin gerçekleştirileceği zaman aralıklarının yer aldığı "x" eksenidir.

PERT yöntemini kullanarak ilk projelerini gerçekleştiren ABD Deniz Kuvvetleri ve 3000’den fazla müteahhit firma, projelerini beklenenden 2 yıl önce tamamlayabilmişlerdir.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Entegrasyon yönetimi, proje faaliyetlerinin tutarlı bir bütün hâlinde ele alınarak tanımlanması, birleştirilmesi ve koordine edilmesidir.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Entegrasyon yönetimi, kaynakların kullanımı ve tahsisi konusunda kararlar almayı, proje genelindeki değişiklikleri öngörmeyi ve gerekli revizyonları/iyileştirmeleri yapmayı, projenin tüm unsurlarını (proje başlatma-planlama-yürütme-izleme ve kontrol-kapanış) koordine etmeyi içerir.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Entegrasyon yönetimi, kaynakların kullanımı ve tahsisi konusunda kararlar almayı, proje genelindeki değişiklikleri öngörmeyi ve gerekli revizyonları/iyileştirmeleri yapmayı, projenin tüm unsurlarını (proje başlatma-planlama-yürütme-izleme ve kontrol-kapanış) koordine etmeyi içerir.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
CBS projesinin yönetimi; büyük çapta mekânsal ve sözel verinin temini ve yönetimini, sıklıkla karmaşık analizlerin yapılmasını, süreçler ve paydaşlar arasında etkili iletişim ağının kurulmasını, proje bütçesinin etkin yönetimini ve daha pek çok bileşenin aynı anda birbiri ile entegre bir şekilde çalışmasını gerektirir.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Kapsam, projenin sınırlarının belirlenmesiyle ilgilidir, proje sınırları içinde yapılan işleri ve proje sınırları dışında kalan işleri tarif eder.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Projenin kapsamının belirlenmesiyle, temin edilmesi gereken veri, donanım, altyapı ve kaynaklar, kullanılacak yöntemler ve standartlar, zaman yönetimi, iş planları vb. de netleşmeye başlar.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Bazen de kapsamı belirlenmiş bir projede, proje yürütülürken bazı değişikliklere gidilir, kapsam proje esnasında genişletilebilir. Başka bir deyişle, proje kapsamındaki kademeli genişleme söz konusu olabilir. Bu eğilim, “kapsam kayması” olarak adlandırılır.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Projenin kapsamını artırmak yaygın bir durumdur. Bu durumu öngörerek gerçekleşecek değişiklikleri hesaba katmak için proje bütçesinde ve zaman yönetiminde düzenleme yapılmalıdır. Bu eğilim, “kapsam kayması” olarak adlandırılır.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Projenin tamamlanmasına giden en uzun yol kritik yoldur. Kritik yoldaki faaliyetleri anlamak ve yönetmek, önemli bir proje yönetimi becerisidir.

PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Bir proje dâhilinde gerçekleştirilebilecek iş ve faaliyetlerin sınırlarını belirleyen en önemli unsurlardan bir diğeri bütçedir. Projenin bütçesi arttıkça, kullanılabilecek kaynaklar da artar ve çeşitlenir.

Entegrasyon yönetimi, kaynakların kullanımı ve tahsisi konusunda kararlar almayı, proje genelindeki değişiklikleri öngörmeyi ve gerekli revizyonları/iyileştirmeleri yapmayı, projenin tüm unsurlarını (proje başlatma-planlama-yürütme-izleme ve kontrol-kapanış) koordine etmeyi içerir.

Bazen de kapsamı belirlenmiş bir projede, proje yürütülürken bazı değişikliklere gidilir, kapsam proje esnasında genişletilebilir. Başka bir deyişle, proje kapsamındaki kademeli genişleme söz konusu olabilir. Bu eğilim, “kapsam kayması” olarak adlandırılır.

Tüm projeler, belirli zaman kısıtlamalarına tabidir. Projenin tamamlanmasına giden en uzun yol kritik yoldur.

CBS projelerinde yer alan en önemli bütçe kalemleri; veri, yazılım, donanım, lisanslama, bakım-onarım ve insan kaynağı giderleridir.

Kalitenin tanımlanabilmesi için aşağıdaki CBS ile ilgili kuruluşlar pek çok standartlar benimsemişlerdir:
•AçıkGISKonsorsiyumu(OGC)-www.ogc.org
•FederalCoğrafiVeriKomitesi(FGDC)-www.fgdc.gov •AmerikanFotogrametriveUzaktanAlgılamaDerneği-www.asprs.org •UluslararasıStandardizasyonBirliği(ISO)-www.iso.org •KentselveBölgeselBilgiSistemleriDerneği(URISA)-www.urisa.org

Kaçınma: Oluşabilecek riskleri tahmin ederek
Transfer etme: Risk başka bir yöne çevrilebilir mi?
Kabullenme: Riskin kabullenilmesi
Azaltma: Riskin gerçekleşme olasılığını veya gerçekleşmesi durumunda riskin etkisini azaltmak

Proje yöneticisi- Proje ekibi- Kaynak yöneticileri- İç müşteriler= İÇ PAYDAŞLAR

Geleneksel proje yönetiminde uygulanan temel metodolojilerden birisi olan şelale yönteminde doğrusal veya sıralı bir iş planı vardır ve bunlar şelalenin akış yönünü oluşturmaktadır.

Literatürde kullanılan başlıca çevik yöntemleri;

• Scrum,
• XP,
• Kanban,
• Scrum/XP Karma,
• Scrum/Kanban Karma
• Çoklu Karma uyarlamaları

Ünitenin tümüne başlıklar halinde bakacak olursak; giriş kısmında da kısaca belirtildiği gibi sırasıyla;
V-Projeyi başlatma belgesinin hazırlanması
I-Paydaşların belirlenmesi
IV-Proje başlatma toplantısının yapılması
III-Kaynak ve zaman çizelgesi yönetim planının hazırlanması ve son olarak
I-İletişim, finans ve risk yönetimi planlarının hazırlanması şeklinde bir sıralama yer almaktadır.

Bu belge genel olarak projenin ulaşmayı hedeflediği başarılar doğrultusunda ilerlediği yol boyunca projeye eşlik eden bir yol rehberidir. Proje başlatma belgesi bir projenin varlığına resmi olarak yetki veren ve proje yöneticisine proje faaliyetleri için organizasyonel kaynakları uygulama için yetki sağlayan projelerin başlatıcıları ya da sponsorları tarafından yayınlanan bir belgedir. Proje başlatma belgesinin hazırlanması sponsorlar, proje yönetim
ofisleri veya portföy yönetim kurulları tarafından resmî olarak onaylanan, paydaşların isteklerini ve gereksinimlerini içeren bir belgenin oluşturulması sürecidir. Hazırlanan bu belge ile projede sözü geçen her kesimin beklentilerinin ve isteklerinin somutlaştırılması sağlanmaktadır. Projeye genel bir bakış açısı sağlayan proje başlatma belgesi, tüm tarafların anlaşmaya varması ve projeye dair hedefler, kapsam, çıktılar ve gerekli kaynaklar gibi projenin ana yönleri hakkında bilgi verilmesine olanak sağlamaktadır. Ayrıca bu belge ilgili tarafların şartlarının tespit edilmesinde ve karar verme sürecinin desteklenmesinde önemli bir iletişim aracıdır. Doğru cevap "b" seçeneğidir.

GİRDİLER
1. İş belgesi
•İş gerekçesi
2. Anlaşmalar
3. Çevresel işletme faktörleri
4. Organizasyonel süreç varlıkları
ÇIKTILAR
1. Proje başlatma belgeleri
2. Varsayım kaydı olarak yer alır. Bu nedenle "c" seçeneği doğru cevaptır.

İş ihtiyacı pazar talebi, kurumların ticari ihtiyacı, müşterinin istekleri, teknolojik gelişmeler, yasal zorunluluklar, devletin uyguladığı düzenlemeler ve çevresel/sosyal ihtiyaçların sonucunda oluşturulmaktadır.

KAPSAM 4 öğeden oluşmaktadır;
ÖLÇÜLER: Mevcut enerji ihtiyacının belirlenmesi
BAŞARI KRİTERLERİ: Proje sonunda elde edilmesi planlanan enerji
TESLİMAT: Proje sonunda belirlenen alana güneş panellerinin yerleştirilmesi
İSTİSNALAR: Proje kapsamında sistemin işletmesi yapılmayacaktır.
"HEDEFLER" ve "RİSKLER" öğesi kapsama dahil değildir. İşletmelerin enerji ihtiyacının giderilmesi HEDEFLER'e ait bir öğedir. Proje kapsamında belirlenen alanın sahipleri arasında çatışmaların oluşması ise "RİSKLER"i açıklamaktadır. Yani "C" seçeneği doğru cevaptır.

Uzman kişiler belirli konular hakkında özel eğitimleri veya bilgileri olan grup ya da kişileri ifade etmektedir. Uzmanlara örnek vermek istersek şu
şekildedir:
• Üst düzey yönetim,
• Kurumun diğer birimleri,
• Projeyle ilişkili alanda daha önce de çalışma
gerçekleştirilmiş proje yöneticileri,
• Sektörel grup ve danışmanlar,
• Mesleki ve teknik derneklerdir.
Birincil paydaşlar: Projenin yürütülmesi sürecinden ve/veya projenin bitişiyle birlikte elde edilen sonuçlardan doğrudan etkilenen paydaşları ifade etmektedir. Bunun yanında, paydaş analizinde proje sürecince kimlerin çıkar sahibi olacağının dikkate alınması gerekmektedir.
İkincil paydaşlar: Bu paydaşlar arasında projeden uzun vadede yarar sağlayanlar (kişi ya da kuruluşlar), proje için destek verenler, fon sağlayanlar,
ilgili resmî kurumlar ve sivil toplum kuruluşları yer almaktadır.
Paydaş analizi: Bu analizle paydaşların ilgi alanları, paydaşların birbirlerine bağımlılık düzeyleri, paydaşların projeye katılım düzeyleri, projedeki etkinlik dereceleri ve proje sonucunda başarıyla ya da başarısızlıkla sonuçlanması üzerindeki potansiyel etkilerine dair tüm bilgiler yazılı doküman hâline getirilmektedir

Proje Yönetim Planı: Bu belge aşağıdakilerle sınırlı olmamakla birlikte şunları içermektedir;
Kalite yönetim planı: Projeler kapsamında tanımlanmış olan kalite seviyelerinin sağlanması, korunması ve proje ölçütlerini oluşturmak için gereken kaynak düzeyinin sağlanması sürecinde kalite yönetimi planı kilit rol oynamaktadır.
Kapsam temel çizgisi: Bu ifade, yönetimin sağlanması gerekli olan kaynakların türünü ve niceliklerini şekillendiren teslimatları tanımlamak için
kullanılmaktadır. Doğru cevap "D" seçeneğidir.

Proje iletişim yönetiminin planlanma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri aşağıdaki faktörleri içermektedir:
• Organizasyon kültürü, politik iklim ve yönetişim çerçevesi,
• Personel idaresi politikaları,
• Proje paydaş risk eşikleri,
• Proje kapsamında oluşturulan iletişim kanalları, araçları ve sistemleri,
• Küresel, bölgesel veya yerel eğilimler, uygulamalar veya alışkanlıklar,
• Tesislerin ve kaynakların coğrafi dağılımıdır.
Kaynak yönetim ve paydaş katılım planı ise proje yönetim planına dahil unsurlardır. Gereksinim dökümantasyonu ve paydaş listesi ise proje belgelerine dahil olan unsurlardır. "A" seçeneği doğru cevaptır.

Proje iletişim yönetiminin planlanması sürecinde uzmanlaşmış kişilerin veya grupların bilgilerine başvurulmaktadır. Aşağıda dikkate alınması gereken bilgiler gösterilmektedir:
• Proje organizasyonu içerisindeki politik yapılar ve güç yapıları,
• Proje organizasyonun çevresi ve kültürü ile diğer müşteri organizasyonları,
• Projenin organizasyonel değişim yönetimi yaklaşımı ve bu yaklaşıma dair uygulamalar,
• Sektör ya da proje teslimatlarının türü,
• Projedeki organizasyonel iletişim teknolojileri,
• Kurumsal iletişimin yasal gereksinimleri doğrultusunda organizasyonel politika ve prosedürler,
• Projede güvenlikle ilgili organizasyonel politikalar ve prosedürler,
• Proje müşterileri ya da sponsorları dahil tüm paydaşlar.
Ancak proje paydaş risk eşikleri ise çevresel işletme faktörlerine dahil bir bilgidir. "A" seçeneği doğru cevaptır.

ARAÇLAR ve TEKNİKLER
1. Uzman görüşü
2. Veri Toplama
• Beyin fırtınası
• Odak grupları
• Görüşmeler
3. Kişilerarası ilişki ve ekip becerileri
• Çatışma yönetimi
• Toplantı yönetimi
3.Toplantılar

Toplantılar, projenin temelini oluşturan proje başlatma belgelerinin hazırlanması sürecinde diyaloğun artırılmasını sağlanmaktadır.

Çıktılar
1. Paydaş listesi
2. Değişiklik talepleri
3. Proje yönetim planı güncellemeleri
4. Proje belgeleri güncellemeleri

Paydaş analizi, genellikle kurumsal düzeyde stratejik planlama faaliyetlerinde ilk adım olarak kabul
edilmektedir.

Pozitif paydaşlar: Projenin yürütülmesi sürecinden ve/veya projenin bitişiyle birlikte elde edilen sonuçlardan olumlu yönde etkilenen paydaşları ifade etmektedir.

Projedeki birincil paydaşlar yürütülmesi sürecinden ve/veya projenin bitişiyle birlikte elde edilen sonuçlardan doğrudan etkilenirken ikincil paydaşlar bu durumlardan dolaylı yönde etkilenmektedir.

Etkili iletişim
İtme iletişimi
Çekme iletişimi

Projelerin iletişim yönetiminin planlanması sürecinde proje paydaşları arasındaki bilgi aktarımı sürecinde kullanılan metotlar farklılık göstermektedir. Bilgi alışverişi ve iş birliği sürecinde genel olarak söyleşiler, toplantılar, yazılı belgeler, sosyal medya ve internet siteleri yaygın olarak kullanılmaktadır. Aşağıda iletişim teknolojisinin seçiminde etkili olabilecek faktörler gösterilmektedir:
• Bilgi ihtiyacının aciliyeti
• Teknolojinin mevcudiyeti ve güvenilirliği
• Kullanım kolaylığı
• Proje ortam.
• Bilginin hassaslığı ve gizliliği

Uzman görüşü: Proje finans yönetiminin planlanması sürecinde konu kapsamında bilgi sahibi yani uzmanlaşmış kişilerin veya grupların bilgileri başvurulmaktadır. Aşağıda dikkate alınması gereken bilgiler gösterilmektedir:
• Önceden gerçekleştirilmiş benzer projelerde görev alma,
• Proje kapsamında sektör bilgisi, disiplini ve uygulama alanı,
• Projeye dair maliyet tahmini ve bütçenin hazırlanması,
• Kazanılmış değer yönetimidir.

Projeler için önemli ve son yönetim planı olan risk yönetiminin planlanması süreci, proje sürecindeki
risklere dair yönetimin nasıl yapılacağının tanımlandığı bir süreç olarak ifade edilmektedir.

CBS PROJELERİNDE BAŞLATMA BELGESİ
“Varsayım kaydı” proje başlatma belgesi oluşturulma sürecinin çıktılarından biridir.
Proje başlatma belgesinin oluşturulma süreci, projede bir kez veya önceden tanımlanmış noktalarda gerçekleştirilir. Proje başlatma belgesi oluşturulma sürecinin girdileri; iş belgesi, anlaşmalar, çevresel işletme faktörleri ve organizasyonel süreç varlıklarıdır. Araçları ve teknikleri ise uzman görüşü, veri toplama, kişilerarası ilişki, ekip becerileri ve toplantılardır. Çıktıları da proje başlatma belgeleri ve varsayım kaydıdır.

CBS PROJELERİNDE BAŞLATMA BELGESİ
Projeyi uygulayacak ilgili kurumun stratejik hedeflerinin belirtilip belgelendiği stratejik plan, proje başlatma belgesinin girdilerinden "proje çalışma bildirimi"nin içinde yer alır. Proje çalışma bildirimi belgesi içerisinde iş ihtiyacı, ürün kapsamının tanımı ve stratejik plan kavramları yer alır. Stratejik planda; projeyi uygulayacak ilgili kurumun stratejik hedefleri belirtilir ve belgelenir.

CBS PROJELERİNDE BAŞLATMA BELGESİ
“Proje yönetimi bilgi sistemleri” başlatma belgesinin geliştirilmesi sürecini etkileyebilecek organizasyonel süreç varlıklarından biri değildir. “Proje yönetimi bilgi sistemleri” proje başlatma belgesinin geliştirilmesi sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörlerinden biridir. Organizasyonel süreç varlıkları; organizasyonel standart politikalar, süreçler ve prosedürler; portföy, program ve proje yönetişim çerçevesi (kılavuzluk ve karar alma imkânı sağlamak için yönetişim işlevleri ve süreçleri); izleme ve raporlama yöntemleri; şablonlar (örn., proje başlatma belgesi şablonu); tarihsel bilgiler ve alınan dersler havuzundan oluşur.

CBS PROJELERİNDE BAŞLATMA BELGESİ
“Pazar koşulları” proje başlatma belgesinde yer alan bilgilerden biri değildir. Pazar koşulları, projeleri etkileyebilecek çevresel işletme faktörlerinden biridir. Proje başlatma belgesinde yer alan bilgiler; Proje amacı, Ölçülebilir proje hedefleri ve ilgili başarı kriterleri, Üst seviye gereksinimler, Üst seviye proje tanımı, sınırları ve ana teslimatlar, Genel proje riski, Özet kilometre taşı çizelgesi, Önceden onaylanmış finansal kaynaklar, Ana paydaş listesi, Proje onay şartları (yani, proje başarısını neyin oluşturduğu, projenin başarılı olduğuna kimin karar verdiği ve projeye kimin imza attığı), Proje çıkış kriterleri (yani, projeyi veya fazı kapatmak ya da sonlandırmak için koşulların neler olduğu), Atanmış proje yöneticisinin sorumluluğu ve yetki seviyesi ve Proje başlatma belgesini onaylayan sponsor veya diğer kişilerin adları ve yetkileridir.

CBS PROJELERİNDE PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİ VE PROJE BAŞLATMA TOPLANTISI
“Rakipler” projenin ikincil paydaşlarından değil, birincil paydaşlarından biridir. İkincil paydaşlar arasında; projeden uzun vadede yarar sağlayanlar (kişi ya da kuruluşlar), proje için destek verenler, fon sağlayanlar, ilgili resmî kurumlar ve sivil toplum kuruluşları yer alır.

CBS PROJELERİNDE PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİ VE PROJE BAŞLATMA TOPLANTISI
Yukarıdaki cümlede boş bırakılan yeri A seçeneği doğru olarak tamamlar. Proje paydaşlarının katılım düzeylerinin seviyeleri sırasıyla; bilgilendirme, danışma, iş birliği ve ortak faaliyet ve beraber öğrenmedir. katılım düzeylerine göre paydaşların üstleneceği farklı roller bulunmaktadır. Bilgilendirme biçimindeki katılımlarda paydaş proje sonucundan etkilenmektedir ve projenin bir nesnesidir. Danışma biçimdeki birlikte öğrenmeye dayalı katılımlarda paydaşlar projenin bir öznesidir. Bu durumda projenin nesnesi olan paydaşlar, diğerlerinin verdikleri kararlardan etkilenmektedir. Ancak projenin öznesi durumunda olan paydaşlar proje kapsamındaki karar sürecine katılım
sağlayabilmektedir.

CBS PROJELERİNDE KAYNAK VE ZAMAN ÇİZELGESİ YÖNETİM PLANI
Proje kaynak yönetimi süreci için bir girdi niteliğinde olan proje belgeleri “kapsam temel çizgisi”ni içermez. Proje yönetim planı kapsamında olan bu ifade, yönetimin sağlanması gerekli olan kaynakların türünü ve niceliklerini şekillendiren teslimatları tanımlamak için kullanılır.

CBS PROJELERİNDE KAYNAK VE ZAMAN ÇİZELGESİ YÖNETİM PLANI
“Proje zaman çizelgeleme yazılımları” zaman çizelgesi yönetim planının bileşenlerinden değil, proje zaman çizelgesi yönetiminin planlanması sürecinde konu kapsamında, bilgi sahibi yani uzmanlaşmış kişiler veya gruplardan alınan bilgilerden biridir. Zaman çizelgesi yönetim planının bileşenleri; Proje zaman çizelgesi modeli geliştirme, Sürüm ve yenileme uzunluğu, Doğruluk seviyesi, Ölçüm birimleri, Organizasyonel prosedür bağlantıları, Proje zaman çizelgesi modelinin güncellenmesi, Kontrol eşikleri, Performans ölçüm kuralları ve Raporlama formatlarıdır.

CBS PROJELERİNDE İLETİŞİM VE FİNANS YÖNETİM PLANI
“Projenin paydaş listesi ve katılım planı içerisindeki bilgi ve iletişim gereksinimleri” proje iletişim yönetiminin planlanma sürecini etkileyebilecek iletişim gereksinimleri için gereken bilgi kaynaklarından biridir. Diğer seçenekler, proje iletişim yönetiminin planlanma sürecini etkileyebilecek organizasyonel süreç varlıklarına ilişkin faktörlerdir.

CBS PROJESİ RİSK YÖNETİMİ PLANI
Kontrol eşikleri, projelerin risk yönetimi planının içerdiği bilgilerden biri değildir.
Projelere dair proje risk yönetim planlanması sürecindeki risk yönetim planı, projeye dair risk yönetimi aktivitelerinin oluşturulması ve uygulanabilirliğinin belirlenmesi sürecine rehberlik eder. Bu plan şu bilgileri içerir:
Risk stratejisi
Metodoloji
Roller ve sorumluluklar
Finansman
Zamanlama
Risk kategorileri
Paydaş risk iştahı
Risk olasılığı ve etkilerinin tanımları
Olasılık ve etki matrisi
Raporlama formatları
İzleme

CBS Projesinin Yönetilmesi
Proje çalışmalarının yönlendirilmesi ve yönetilmesi süreci, proje yönetim planında tanımlanmış olan çalışmaya kılavuzluk ve uygulanması ile proje hedeflerinin sağlanmasında onay almış değişiklikleri uygulama süreci olarak ifade edilmektedir. Projelerin yönetilmesi süreci, girdiler, araç ve teknikler ve çıktılar aşamalarından oluşur. Araç ve teknikler ; uzman görüşü, proje yönetimi bilgi alanı ve toplantılar olarak sayılabilir. Seçeneklerde yer alan diğer maddeler girdiler ve çıktılara aittir.

CBS Projesinin Yönetilmesi
Proje çalışmalarının yönlendirilmesi ve yönetilmesi süreci, proje yönetim planında tanımlanmış olan çalışmaya kılavuzluk ve uygulanması ile proje hedeflerinin sağlanmasında onay almış değişiklikleri uygulama süreci olarak ifade edilmektedir. Projelerin yönetilmesi süreci, girdiler, araç ve teknikler ve çıktılar aşamalarından oluşur. Çıktılar, teslimatlar, iş performans bilgisi, değişiklik talepleri, proje yön planı güncellemeleri ve proje belgeleri güncellemeleri olarak sayılabilir. Kurumsal süreç varlıkları, girdiler arasındadır.

CBS Projesinin Yönetilmesi / Cbs Projesinin Yönetilmesi İçin Girdiler
CBS projesini yönetmek için girdiler, esas olarak uygulanması gereken ögelerden oluşmaktadır. Proje yönetim planı bunlardan biridir.
Proje yönetim planı: Proje yürütmesini yönlendirmek ve yönetmek, kapsam temel çizgisi, çizelge temel çizgisi, maliyet temel çizgisi ve kalite temel çizgisi gibi tüm ana yardımcı planları içeren proje yönetim planını uygulamalarıyla ilgilidir. Ayrıca proje hedeflerini karşılamak ve planlanan gereksinimleri karşılayan çıktılar üretmek için işin nasıl yürütüleceğini de açıklamaktadır. Proje kapsamında yapılan değişikliklerin oluşturduğu etkilerin gözden geçirilmesi ve onay almış değişikliklerin proje kapsamında uygulanması gerekmektedir.

CBS Proje Ekibinin Yönetilmesi
Projelerin yönetilmesi sürecinde büyük bir sorumluluğa sahip olan proje yöneticileri kurumsal ve bireysel davranış şekilleri arasında bağlantıları anlayan ve bunlara yönelik gerekli proje amaçlarını planlamaktadır. Ancak günümüzdeki sektör durum ve rekabet süreci nedeniyle proje yöneticileri pek çok sorun ile karşı karşıya kalmaktadır. Proje yöneticilerinin sıkça karşılaştıkları sorunlar aşağıdaki gibi listelenebilir:

• Projenin yürütülmesi sürecinde insanlarla iyi bir iletişim kurabilme yetisine sahip, edindikleri bilgilerini paylaşan ve grup olma özelliklerine sahip doğru insanların bir araya getirilmesi,
• Projenin ekibindeki kişileri destek ekipleri, üst yönetimler ve müşteriler arasında etkili bir iletişimin sağlanması için gereken bağlantıların oluşturulması,
• Projenin amaç ve hedefleri kapsamında belirlenen odak noktasından şaşmadan teknolojinin gereksinimleri doğrultusunda teknolojik ihtiyaç ve önceliklere karşı uyum sağlama,
• Proje sürecinde oluşabilecek endişelere, güç savaşlarına ve çatışmalara karşı önlem alabilme ve yönetimini sağlayabilme,
• Projede oluşabilecek teknik sorunlar ve zorluklarla mücadele edebilme,
• Proje ekibinin karar alma sürecinin etkili olarak gerçekleştirilmesi,
• Projedeki üst yönetimin projedeki ilgili süreçlere destek vermesini sağlama,
• Projenin ileriye gitmesi için inovasyon ve yaratıcılığı etkin kılma,
• Projenin başarısını sağlamak için ekip içerisindeki kişilerin ödüllendirilmesiyle motivasyonun sağlanması,
• Proje ekip üyelerinin özellikleri, adanmışlıkları ve çabalarının tespit edilmiş önceliklere odaklanmasını sağlama,
• Proje ekibi içerisinde yer alacak kişilerin doğru seçilmesi ve temini için pazarlıkların sağlanması,
• Projedeki satın alma, muhasebe gibi destek bölümleriyle ilgili ilişkilerin sağlıklı bir biçimde kurulması.

Proje ekibinin oluşturulması sürecinde ekibe dahil edilen kişilerin yetkinliklerinin ve özelliklerinin yanında proje ekibinin üyelerinin birbirleri ve proje yöneticileriyle aralarındaki iletişimin uyumlu bir şekilde oluşması büyük önem taşımaktadır. Proje ekibi proje yöneticisi, temel ekip elemanları ve sözleşmeli yani süreli ekip elemanlarından meydana gelmektedir.
CBS Operatörü: Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK)’nın ulusal meslek standardı dokümanına göre; Coğrafi Bilgi Sistemleri (CBS) Operatörü (Seviye 4); iş sağlığı ve güvenliği ile çevre koruma önlemlerini uygulayarak kalite sistemleri çerçevesinde, iş organizasyonu yapan, araziden, hava fotoğraflarından ya da uydu görüntülerinden sayısal ya da analog olarak toplanan grafik ve öznitelik bilgilerinin uygun yazılım ve donanımlar kullanarak CBS ortamına aktarılması için verileri düzenleyen, sisteme giren, güncelleyen, verileri çeşitli yöntem ve metotlarla hazırlayan, coğrafi bilgi ve verilerin farklı CBS’lerde kullanılabilmesi için format, datum, projeksiyon, koordinat sistemi vb. dönüşümlerini yapan; elde ettiği sonuçları istatistiksel bilgiler, grafikler, tematik haritalar ya da sayısal ekran görüntüleri olarak sunan ve mesleki gelişim faaliyetlerine katılan kişidir (Coğrafi Bilgi Sistemleri Uzmanı (Seviye 6) Ulusal Meslek Standardı, 2014).

Proje Ekibinin Geliştirilmesi
Delegasyon, bir işin sorumluluk ve yetki ile birlikte sonuçlarının da sorumluluğunu kapsayacak şekilde başkasına devredilmesi olarak tanımlanmaktadır .

Proje Ekibinin Geliştirilmesi
Yansıtıcı gözlem öğrenme stiline göre, öğrenme sürecinde kişiler yaşadıklarını gözlemleyerek ve sorunların temeline inerek kararlarını belirlemektedirler. Bu öğrenme sürecine sahip olan kişilerin genel özellikleri içedönük olmaları, dikkatli gözlem yapabilmeleri, farklı bakış açılarını değerlendirme yetisine sahip olmaları, sabırlı, tarafsız ve dikkatleri yüksek olmalarıdır.

Yüksek Performanslı Proje Ekiplerinin Geliştirilmesi Süreci
Proje yürütme sürecinde önem arz eden proje ekiplerinin geliştirilmesiyle ilgili bir model 1965 yılında Bruce Tuckmann tarafından yayımlanmıştır. Proje ekiplerinin oluşturulması sürecinde sıkça kullanılan bu model dört aşamadan meydana gelmektedir. Bu dört aşama şu şekildedir:

• Proje ekibinin oluşturulması
• Proje ekininin göreve başlatılması
• Kısmi entegrasyon
• Tam entegrasyon

Proje Çatışma Yönetimi
Çatışmayı iyi yönetmenin anahtarı, duruma en uygun stratejiyi seçmek ve uygulamaktır. Proje yöneticisinin çatışma durumlarında seçebileceği bir stratejiler süreçler vardır. Bunlar:
Zorlama: Diğer tarafın endişelerini dikkate almadan kendi endişelerini tatmin etmek için resmî otoriteyi veya başka bir gücü kullanmak;
Uzlaşmacı: Diğer tarafın kendi kaygılarını ihmal ederken kendi kaygılarını tatmin etmesine izin vermek;
Kaçınma: Çatışmaya dikkat etmemek ve onu çözmek için herhangi bir eylemde bulunmamak;
Uzlaşma: Her iki taraf için de kısmen tatmin edici, ancak hiçbiri için tamamen tatmin edici olmayan bir çözüm belirleyerek bir anlaşmazlığı çözmeye çalışmak;
İş birliği: Karşılıklı ve tamamen tatmin edici bir çözüm bulma çabası içinde endişelerini anlamak için diğer tarafla iş birliği yapmak ve endişelerini ifade etmektir (PMI, 2017).
Nitelikli proje yöneticileri, çatışma durumlarını hızla anlayabilmeli ve her durum için uygun çatışma yönetimi stratejisini kullanabilmelidir. Proje yöneticisi, problem çözmeyi teşvik ettiği ve karşılıklı saygı ve uyumu sağlamanın bir yolu olduğu için mümkün olduğunca iş birliğini tercih etmelidir (Villax ve Anantatmula, 2010).

Kalite Güvence Uygulamasının Yapılması
Kalite yönetimi sürecinin ana bileşenleri şunlardır:
Kalite Planlaması: Hangi kalite standartlarının proje ile ilgili olduğunun belirlenmesi ve bunların nasıl karşılanacağının tespit edilmesi süreci olarak ifade edilmektedir.
Kalite Güvencesi: Projenin ilgili kalite standartlarını karşılayacağına dair güven sağlamak için genel proje performansını düzenli olarak değerlendirme süreci olarak ifade edilmektedir.
Kalite Kontrol: İlgili kalite standartlarına uyup uymadıklarını belirlemek için belirli proje sonuçlarını izlemek ve yetersiz performansın nedenlerini ortadan kaldırmanın yollarını belirlemek olarak ifade edilmektedir (Project Management Institute, 2000).

Çıktılar
• Teslimatlar
• İş performans bilgisi
• Değişiklik talepleri
• Proje yön planı güncellemeleri üretim
• Proje belgeleri güncellemeleri

Değişiklik talepleri:
• Proje kapsamı
• Proje maliyeti
• Proje takvimi
• Politikalar veya prosedürler

Yenilikçi davranış
Risk paylaşımı
Kalite Odaklı
Çatışma yönetimi
Değişim Odaklı
Yüksek Başarı İhtiyacı

Proje ekibinin belirlenmesi sürecinde uygulanan araç, teknikler.
• Ön görevlendirme
• Müzakereler
• Personel alımı
• Sanal ekipler
• Çok kriterli karar analizi

CBS tabanlı çok kriterli karar analizine dair örnekler.
• Bulunabilirlik • Maliyet • Yetenek • Deneyim • Bilgi • Beceri • Tavır • İç faktörler

Proje ekibinin oluşturulması sürecinde proje yöneticisi, CBS uzmanı, CBS operatörü, temel ekip elemanları ve sözleşmeli (süreli) ekip elemanları bulunmaktadır.

Soyut kavramsallaştırma öğrenme stilinde, kişilerin kararlarını, mantık, kavram ve düşüncelere dayandırılması olarak ifade edilmektedir.

Proje Verimlilik Ölçütleri
Ekip odağı
İletişim
Yetkilendirilmiş
Yetkinlik
Karşılıklı Bağımlılık
Uyum
Bağlılık
Çeşitlilik
Yapı

Kaçınma: Çatışmaya dikkat etmemek ve onu çözmek için herhangi bir eylemde bulunmamak;

PUKÖ (planla-uygula-kontrol et-önlem al), tipik olarak proje stratejisinin daha iyi olması için kullanılan yinelemeli dört adımlı bir kalite iyileştirme sürecidir.

Entegre değişim kontrolü geliştirilmesi:
Yapılacak değişikliklerin faydalı boyutunun tespiti, projenin işleyişinde fiili bir değişiklik olup olmadığının tespiti ve onaylanan değişikliklerin uygulanması bu gruba
dahildir.

Girdiler
• Proje yönetim planı
• Proje belgeleri
• Çalışma performansı değerlendirmeleri
• Anlaşmalar
• Çevresel işletme faktörleri
• Organizasyonel süreç varlıkları

Çıktılar
Çalışma performansı raporları
• Değişiklik talepleri
• Proje yönetim planı gücellemeleri
• Proje belgeleri güncellemeleri

Proje belgeleri: Bu sürece dahil edilebilecek
proje belgelerinin örnekleri arasında, bunlarla sınırlı olmamak üzere;
• Varsayımların Kaydı,
• Tahmin Esası,
• Maliyet Tahmini,
• Sorun Konularının Kaydı,
• Alınan Dersler Belgesi,
• Kontrol Listesi,
• Kalite Raporu,
• Risk Listesi,
• Risk Raporu,
• Zaman çizelgesi öngörüleri yer almaktadır.
Belirsizlik belgesi

Etkili bir maliyet yönetim sürecinin içermesi gereken unsurlar;
• Proje maliyetinin tahmin edilmesi,
• Proje muhasebesinin yapılması,
• Projedeki nakit akışı,
• Projenin önemli unsurlarından paydaşlara oluşan nakit akışı,
• Projedeki doğrudan iş gücü maliyeti,
• Projedeki kâr paylaşımı, cezalar vb. olarak sıralanabilmektedir.
I, II, ve III

Ortaya çıkan olumlu ve olumsuz farklılıkların nedenlerini araştırmak için proje maliyet kontrolü yapıldığı unutulmamalıdır. Maliyet yönetimi sistemi ne kadar iyi geliştirilirse geliştirilsin, PMBOK’a göre
maliyet farklılığına neden olan yaygın sorunlar şunlardır:
• Zayıf tahmin sistemleri veya kriterleri ile gerçekçi olmayan bütçe kararları,
• Takvime uyulmaması ve faaliyet sırasının değiştirilmesi,
• İş kırılım yapısının yetersizliği,
• Raporlama ve yönetim sisteminin yönetim yapısının kurulamaması,
• Organizasyonun alt seviyesindeki zayıf iş tanımı,
• Beklenmeyen menzil değişiklikleri nedeniyle sapmalara yol açan yetersiz planlama,
• Gerçek maliyetler ile planlanan maliyetler arasında yetersiz karşılaştırma,
• Yanlış yönetim seviyesinde gerçekleşen ve planlanan maliyetlerin karşılaştırmasını yapmak,
• Beklenmeyen teknik sorunlar,
• Gerçekçi olmayan malzemeler kullanımından kaynaklanan değer artışlarıdır.
Öngörülen zarar

Risk; maliyet, kalite, kapsam ve zaman
gibi proje hedeflerini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek belirsiz bir
olaydır

Proje yöneticisinin güncel bilgileri proje sponsorlarına veya müşterilere her an rapor edebilmesi
gerektiğinden, proje yöneticisinin düzenli olarak
durum toplantıları yapması zorunludur. Bu durum
toplantılarının sıklığı, aşağıdakiler dahil olmak
üzere (ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) çeşitli
faktörlere bağlı olarak değişmektedir:
• Proje karmaşıklığı,
• Ekip üyelerinin sayısı,
• Proje sponsoru, müşteriler ve diğerleri tarafından ihtiyaç duyulan bilgi düzeyi,
• Proje yöneticisinin görev katılımı düzeyine
bağlıdır.
Kötü hazırlanmış ekip üyeleri

Teknik performans izleme: Riskleri ve gerekli
teknik çözümleri ele almak için uygulanan mühendislik sonuçlarının teknik detaylarının gözden geçirilmesidir (Er, 2019)

Maliyet izleme ve kontrol süreçleri, yöneticinin
projeyi tamamlama hedefine giden yolda projeyi
zamanında tamamlamasına yardımcı olmalıdır.
Planlama aşamasında belirlenen kaynaklar ve işçilik gibi proje ögelerini kullanma maliyetindeki
günlük/haftalık değişimleri yöneticinin kolayca
görebilmesini sağlayan bir kontrol sisteminin kurulması projenin başarısı için önemlidir. Etkili maliyet kontrolünü sağlamak için süreçler aşağıdaki
unsurları içermelidir.
• Projeyi tamamlamak için gereken tüm işler
iyi planlanmış olması,
• Kesin ve güvenilir zaman, işçilik ve maliyet
tahminin sağlanması,
• Görevler ve tanımlanmış kapsam arasındaki
ilişkinin kurulması,
• Misyon ve kapsam arasında iyi tanımlanmış
ilişkinin oluşturulması,
• Disiplinli harcamalar bütçe ve yetki,
• Fiili ilerleme ve maliyetlerin zamanında
muhasebeleştirilmesi,
• Kalan işi tamamlamak için gereken süre ve
maliyeti periyodik olarak tahmin edilmesi,
• Pr
II, III, ve V

Proje yöneticisi, projeyi koordine etmek için ana kılavuz olarak proje planını kullanmalıdır.

Proje çalışması izleme ve kontrolünün amacı düzeltici önlem almak olduğundan,
bu faaliyetler zamanında yapılmalıdır

Gantt şeması, faaliyetlerle gerçek zamanlı karşılaştırmayı sağlamak için projenin hangi aşamasında hangi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini göstermektedir.

Proje yöneticisinin projede yer alması projenin başarısı için önemlidir.

Risk; maliyet, kalite, kapsam ve zaman gibi proje hedeflerini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek belirsiz bir olaydır.

Bir proje yöneticisinin risklere karşı kullanabileceği teknikler şu şekilde sıralanabilmektedir:
Kazanılmış değer: Riske karşı alınan aksiyonların beklenen sonuçlarla tutarlı olup olmadığını belirlemek için kullanılmaktadır.

Proje ekibi, paydaş katkıları hakkında bilgilendirilmektedir.

Proje durum toplantıları, proje hakkında bilgi alışverişinde bulunmak için düzenli olarak planlanmış etkinliklerdir.

Başarısız olan proje durum toplantıları benzer işlev bozukluklarına sahiptir. Proje durumu toplantılarının ortak işlev bozuklukları şunları içermektedir:
• Eksik veya zayıf geliştirilmiş gündemler
• Kötü hazırlanmış ekip üyeleri
• Toplantı sırasında zayıf zaman yönetimi
• Tartışmaların konuyu saptırmasına izin verme
• Ekip üyelerinden dengeli girdi almamak
• Eylem ögelerinin etkin bir biçimde kullanılamamasıdır.

Eylem ögeleri, proje yöneticilerinin toplantıdan sonra takip görevleri atamak için kullandıkları önemli bir araçtır.

İzleme ve kontrol süreci genellikle bir proje
yöneticisinin karşılaşabileceği on iki farklı sürece
odaklanmaktadır. Projenin büyüklüğüne bağlı olarak
bu süreçlerin tamamı yönetilebilmekte ya da
bir bölümüne yer verilebilmektedir (Er, 2019).
• Proje işlerinin izlenmesi ve kontrolü: Performans
bilgilerinin toplanılması, ölçümünün
yapılması ve paydaşlara iletimi ve proje
performansı üzerinde etkisi olacak önlemlerin
uygulamaya konulmaktadır. Özellikle
potansiyel olarak risk oluşturabilecek durumlar
izlenmeli, en kısa sürede açıklanmalı
ve gerekli risk planları hazırlanmalıdır. Proje
izleme, durum tespit raporu ve ilerleme
raporunun oluşturulmasıyla tahmin işlemlerinin
gerçekleştirilmesini içermektedir.
• Entegre değişim kontrolü geliştirilmesi:
Yapılacak değişikliklerin faydalı boyutunun
tespiti, projenin işleyişinde fiili bir değişiklik
olup olmadığının tespiti ve onaylanan
değişikliklerin uygulanması bu gruba
dahildir.
• Kapsam doğrulanması: Tamamlanmış proje
teslimatlarının kabul edilmesi sürecidir.
• Kapsamın kontrolü: Proje kapsamında
oluşabilecek değişikliklerin kontrolünün
sağlanması olarak ifade edilmektedir.
• Proje planının kontrolü: Proje planında
oluşabilecek olası değişikliklerin kontrolünün
sağlanması süreci olarak ifade edilmektedir.
• Maliyetlerin kontrolü: Proje bütçesinde
ortaya çıkan planlı veya öngörülemeyen
konuların maliyetler üzerindeki etkisini incelemek,
yeni finansman kaynakları aramak
veya gerekirse kısıtlamalar getirmektir.
• Kalitenin kontrolü: Her aşamada proje
sonuçlarının kalite yönetim standartlarına
uygunluğunun incelenmesi ve sapmalara
neden olabilecek etki ve bileşenlerin ortadan
kaldırılmasına yönelik değişikliklerin
kalite standartlarına uygunluğunun belirlenmesidir.
• Performans raporu hazırlama: Performans
raporlarını derleyip ve dağıtmak olarak
ifade edilmektedir. Bu süreçler, değerleme
raporları, ilerleme raporları ve tahmin
raporları olarak sıralanabilmektedir.
• Riskin izlenmesi ve kontrolü: Gerektiğinde
risk analiz ekibi oluşturularak risklerin
ortaya çıkabileceği durumların izlenmesi
ve olası risklerin önceden belirlenerek
gerekli önlemlerin alınması çalışmalarını
içermektedir.
• Tedarik izleme: Projede dış kaynak kullanımı
gerektiğinde, izleme ve takip sürecine
dış kaynaklar da dahil edilmelidir. Tedarikçilerin
işlerini zamanında, istenilen kalite
ve maliyette üretip üretemeyecekleri yakından
incelenmektedir. Başarılı bir proje için,
tedarikçi ürün teslimatını etkileyebilecek
beklenmedik durumları dikkatle izlemek ve
gerekirse müdahale etmek önemlidir.
• Paydaş katılımının izlenmesi: Proje
paydaşlarının proje hakkındaki görüşleri
proje boyunca dikkatle izlenmelidir. Bu
kapsamda proje paydaşlarının beklenti ve
gereksinimlerinin karşılanıp karşılanmadığı
izlenmeli ve gerekirse paydaşlar bilgilendirilmelidir.
• Proje iletişiminin izlenmesi: Projede hangi
bilgilerin, ne zaman ve kime iletileceğinin
belirlenmesini ve düzenli olarak izlenmesini
içermektedir. İletişimlerin kontrol
edilmesinde ve izlenmesinde projenin hangi
özellikleri ve kimlerin bilinmesi gerektiği
dikkate alınarak gerekli bilgilendirme toplantılarının
yapılması beklenmektedir. Bazı
durumlarda, toplantı yerine düzenli raporlar
da kullanılmaktadır (Er, 2019; PMI
2013; PMI,2017).

İzleme ve kontrol süreci genellikle bir proje
yöneticisinin karşılaşabileceği on iki farklı sürece
odaklanmaktadır. Projenin büyüklüğüne bağlı olarak
bu süreçlerin tamamı yönetilebilmekte ya da
bir bölümüne yer verilebilmektedir (Er, 2019).
• Proje işlerinin izlenmesi ve kontrolü: Performans
bilgilerinin toplanılması, ölçümünün
yapılması ve paydaşlara iletimi ve proje
performansı üzerinde etkisi olacak önlemlerin
uygulamaya konulmaktadır. Özellikle
potansiyel olarak risk oluşturabilecek durumlar
izlenmeli, en kısa sürede açıklanmalı
ve gerekli risk planları hazırlanmalıdır. Proje
izleme, durum tespit raporu ve ilerleme
raporunun oluşturulmasıyla tahmin işlemlerinin
gerçekleştirilmesini içermektedir.
• Entegre değişim kontrolü geliştirilmesi:
Yapılacak değişikliklerin faydalı boyutunun
tespiti, projenin işleyişinde fiili bir değişiklik
olup olmadığının tespiti ve onaylanan
değişikliklerin uygulanması bu gruba
dahildir.
• Kapsam doğrulanması: Tamamlanmış proje
teslimatlarının kabul edilmesi sürecidir.
• Kapsamın kontrolü: Proje kapsamında
oluşabilecek değişikliklerin kontrolünün
sağlanması olarak ifade edilmektedir.
• Proje planının kontrolü: Proje planında
oluşabilecek olası değişikliklerin kontrolünün
sağlanması süreci olarak ifade edilmektedir.
• Maliyetlerin kontrolü: Proje bütçesinde
ortaya çıkan planlı veya öngörülemeyen
konuların maliyetler üzerindeki etkisini incelemek,
yeni finansman kaynakları aramak
veya gerekirse kısıtlamalar getirmektir.
• Kalitenin kontrolü: Her aşamada proje
sonuçlarının kalite yönetim standartlarına
uygunluğunun incelenmesi ve sapmalara
neden olabilecek etki ve bileşenlerin ortadan
kaldırılmasına yönelik değişikliklerin
kalite standartlarına uygunluğunun belirlenmesidir.
• Performans raporu hazırlama: Performans
raporlarını derleyip ve dağıtmak olarak
ifade edilmektedir. Bu süreçler, değerleme
raporları, ilerleme raporları ve tahmin
raporları olarak sıralanabilmektedir.
• Riskin izlenmesi ve kontrolü: Gerektiğinde
risk analiz ekibi oluşturularak risklerin
ortaya çıkabileceği durumların izlenmesi
ve olası risklerin önceden belirlenerek
gerekli önlemlerin alınması çalışmalarını
içermektedir.
• Tedarik izleme: Projede dış kaynak kullanımı
gerektiğinde, izleme ve takip sürecine
dış kaynaklar da dahil edilmelidir. Tedarikçilerin
işlerini zamanında, istenilen kalite
ve maliyette üretip üretemeyecekleri yakından
incelenmektedir. Başarılı bir proje için,
tedarikçi ürün teslimatını etkileyebilecek
beklenmedik durumları dikkatle izlemek ve
gerekirse müdahale etmek önemlidir.
• Paydaş katılımının izlenmesi: Proje
paydaşlarının proje hakkındaki görüşleri
proje boyunca dikkatle izlenmelidir. Bu
kapsamda proje paydaşlarının beklenti ve
gereksinimlerinin karşılanıp karşılanmadığı
izlenmeli ve gerekirse paydaşlar bilgilendirilmelidir.
Proje iletişiminin izlenmesi: Projede hangi
bilgilerin, ne zaman ve kime iletileceğinin
belirlenmesini ve düzenli olarak izlenmesini
içermektedir. İletişimlerin kontrol
edilmesinde ve izlenmesinde projenin hangi
özellikleri ve kimlerin bilinmesi gerektiği
dikkate alınarak gerekli bilgilendirme toplantılarının
yapılması beklenmektedir. Bazı
durumlarda, toplantı yerine düzenli raporlar
da kullanılmaktadır (Er, 2019; PMI
2013; PMI,2017).

GIRDILER
Proje yönetim planı
• Proje belgeleri
• Çalışma performansı değerlendirmeleri
• Anlaşmalar
• Çevresel işletme faktörleri
• Organizasyonel süreç varlıkları

Çevresel işletme faktörleri: Projelerin izlenmesi
ve kontrolünde paydaş risk toleransı, şirket
yetkilendirme sistemleri ve hükümet veya endüstri
standartları, proje izleme ve kontrolünü etkileyebilmektedir.
Kurumsal sürecin içeriği, mali kontrol
prosedürleri, sorun ve kusur yönetimi prosedürleri
ve kurumsal iletişim gereksinimleri gibi ögeleri
içermektedir.

Projenin boyutuna ve karmaşıklığına bakılmaksızın
proje yöneticisinin izlemesi ve kontrol etmesi
gereken unsurlar;
• Proje planına kıyasla halihazırda yürütülmekte
olan faaliyetlerin veya faaliyetlerin
durumunu belirleme,
• Bu ana kadar tamamlanan işin kapsamı,
• Bu ana kadar tamamlanan işin kalitesi,
• Proje planına kıyasla maliyet ve harcamaların
durumu,
• Tüm proje paydaşlarının projeye dair tavır
ve hareketleri,
• Proje ekibinin üyeleri arasındaki genel bir iş
birliği ve dayanışma durumu olarak özetlenebilmektedir.

Etkili bir maliyet yönetim sürecinin içermesi gereken unsurlar;
• Proje maliyetinin tahmin edilmesi,
• Proje muhasebesinin yapılması,
• Projedeki nakit akışı,
• Projenin önemli unsurlarından paydaşlara oluşan nakit akışı,
• Projedeki doğrudan iş gücü maliyeti,
• Projedeki kâr paylaşımı, cezalar vb. olarak sıralanabilmektedir.

Etkili maliyet
kontrolünü sağlamak için süreçler aşağıdaki
unsurları içermelidir.
• Projeyi tamamlamak için gereken tüm işler
iyi planlanmış olması,
• Kesin ve güvenilir zaman, işçilik ve maliyet
tahminin sağlanması,
• Görevler ve tanımlanmış kapsam arasındaki
ilişkinin kurulması,
• Misyon ve kapsam arasında iyi tanımlanmış
ilişkinin oluşturulması,
• Disiplinli harcamalar bütçe ve yetki,
• Fiili ilerleme ve maliyetlerin zamanında
muhasebeleştirilmesi,
• Kalan işi tamamlamak için gereken süre ve
maliyeti periyodik olarak tahmin edilmesi,
• Projenin doğasına uygun zaman dilimlerinde
yapılan iş ve maliyetlerin ve planlanan iş
ve maliyetlerin karşılaştırılması olarak ifade
edilebilmektedir.

Maliyet yönetimi sistemi ne kadar iyi geliştirilirse geliştirilsin, PMBOK’a göre
maliyet farklılığına neden olan yaygın sorunlar şunlardır:
• Zayıf tahmin sistemleri veya kriterleri ile gerçekçi olmayan bütçe kararları,
• Takvime uyulmaması ve faaliyet sırasının değiştirilmesi,
• İş kırılım yapısının yetersizliği,
• Raporlama ve yönetim sisteminin yönetim yapısının kurulamaması,
• Organizasyonun alt seviyesindeki zayıf iş tanımı,
• Beklenmeyen menzil değişiklikleri nedeniyle sapmalara yol açan yetersiz planlama,
• Gerçek maliyetler ile planlanan maliyetler arasında yetersiz karşılaştırma,
• Yanlış yönetim seviyesinde gerçekleşen ve planlanan maliyetlerin karşılaştırmasını yapmak,
• Beklenmeyen teknik sorunlar,
• Gerçekçi olmayan malzemeler kullanımından kaynaklanan değer artışlarıdır.

Risk izlemenin
amacı, aşağıdakileri belirlemektir:
• Risk yanıtları planlandığı gibi uygulanıp
uygulanmadığı,
• Risk yanıt eylemleri beklendiği kadar etkili
mi veya yeni yanıtların geliştirilmesinin gerekip
gerekmediği,
• Proje varsayımlarınun hâlâ geçerli olup olmadığı,
• Trendlerin analizi ile riske maruz kalma önceki
duruma göre değişip değişmediği,
• Bir risk tetikleyicisi oluşup oluşmadığı,
• Uygun politika ve prosedürler izlenip izlenmediği,
• Daha önce belirlenmemiş risklerin oluşup
oluşmadığıdır (http-2).

Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü
Proje kapsamındaki risklerin izlenmesi, üzerinde anlaşmaya varılan risk yanıt planlarının uygulanmasının
izlenmesi, tanımlanmış risklerin takip edilmesi, yeni risklerin belirlenmesi ve analiz edilmesi ve proje
boyunca risk sürecinin etkinliğinin değerlendirilmesi süreci olarak ifade edilmektedir

Faz; projeyi olumlu yönde etkileyen bir koşul ya da durum, bir olumlu koşullar grubu, bir olumlu olaylar grubu, gerçekleşirse proje hedefleri üzerinde olumlu etkisi olacak bir risk ya da bir olumlu değişiklik olasılığı şeklinde tanımlanmaktadır.

Proje Sonlandırma: Farklı nedenlerle proje kapsamında planlanan ürünlerin beklenen sonuçları sağlamadığı görülebilir. Bu durum ya proje yürütücüsü tarafından veya müşterinin üretilen ürünü reddetmesi ile ortaya çıkar. Böylesi durumlarda müşteri ürünün yeniden üretilmesini isteyeceği gibi projeyi tamamen feshedebilir.

Projenin kapatılması sürecinde proje yöneticisinin yapması gereken önemli iş basamaklarından birisi de kapsam doğrulamasının tekrar gözden geçirilmesi işlemidir. Bu işlem iş paketlerinin sonucunda üretilen/elde edilen çıktıların müşteriler tarafından da kabul edilmesidir.

Öğrenilmiş dersler, gelecekteki performansı iyileştirmek amacıyla proje olaylarının gelecekte nasıl ele alındığını veya ele alınması gerektiğini gösteren bir proje sırasında kazanılan bilgi olarak tanımlanmaktadır

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna göre, projenin kapatılması sürecinin araç ve teknikleri; Veri analizi, Belge analizi, Regrasyon analizi, Trend analizi, Varyans analizi, Toplantılardır.

ÇIKTILAR
Proje belgeleri, güncellemeleri, Alınan dersler dokümantasyonu, Nihai ürün, hizmet ya da sonuç geçişi, Sonuç raporu, Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri

Tedariklerin kapatılması işlemi, proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanma sürecidir. Proje süresince yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekmektedir. Bu sürecin en önemli faydalarından birisi mevcut belgelerin tamamının saklanması ve belgelenmesi ile gelecekte olası farklı projelere başvuru yapmak için gerekli belgelerin neler olduğunun bilinmesi ve hazır olmasıdır.

Proje fazı; genellikle ana teslimatlardan birinin tamamlanmasıyla ilgili olan, mantıksal açıdan bağlantılı proje aktiviteleri grubudur.

Tedariklerin kapatılması işlemi, proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanma sürecidir. Proje süresince yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekmektedir. Bu sürecin en önemli faydalarından birisi mevcut belgelerin tamamının saklanması ve belgelenmesi ile gelecekte olası farklı projelere başvuru yapmak için gerekli belgelerin neler olduğunun bilinmesi ve hazır olmasıdır.

Proje anketi, ekibe proje faaliyetleri hakkında bir soru listesi sağlar. Bu soruların düşükten yükseğe değişen puanları vardır, bu da öğrenilen derslerin katılımcının neyin iyi gittiğini ve neyin gitmediğini nicel olarak belirlemesine olanak tanır.

Coğrafi Bilgi Sistemlerinde İnsan bileşeni; her türlü Coğrafi Bilgi Sistemleri araçlarını etkin olarak kullanabilen deneyimli sahibi olması şarttır. Coğrafi Bilgi Sistemlerinin etkin kullanımı, Coğrafi Bilgi Sistemlerinin yeteneklerini ve yapabileceklerini iyi anlamış, Coğrafi Bilgi Sistemlerinin temel mantığına hakim, muhakeme yeteneği yüksek nitelikteki kişilerdir.
CBS’nin temel bileşenlerden eğitimli CBS personeli;

• CBS Yöneticisi
• Veritabanı Yöneticileri
• Yazılım Uzmanları
• Sistem Analistleri

kadrolarından oluşur.
Yukarıda bazı özellikleri tanımlanmış personelin nitelikleri açısından uyum içerisinde çalışabilme özelliği olması gerekmektedir. Bir personelin bir işletme ve projenin yürütülmesi açısından ne kadar kıymetli olduğu görülmektedir. Bu noktada personelin mutluluğu ve memnuniyeti de büyük önem taşımaktadır. Bir projenin tamamlanması ve kapatılması aşamasında her ne kadar proje yöneticisi mutlu olsa da aynı
zamanda projenin her aşamasında büyük özveri ile çalışan proje personeli de mutlu olacaktır. Projenin başarı ile kapatılması proje personelinin geleceğe yönelik umutlarının yeşermesi aynı zamanda kendine olan güveninin de artması anlamına gelmektedir.

Proje veya Fazın Kapatılması
Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre, projenin kapatılması sürecinin girdileri şöyle sıralanmaktadır:

1. Proje baslatması belgesi
2. Proje yönetim planı

• Tüm bileşenler

3. Proje belgeleri

• Varsayım kaydı
• Tahminlerin temeli
• Sorun kaydı
• Alınan dersler dokümantasyonu
• Kilometre taşı listesi
• Proje iletişimleri
• Kalite kontrol ölçümleri
• Gereksinim dokümantasyonu
• Risk listesi
• Risk raporu

4. Kabul edilen teslimatlar
5. Is belgeleri

• İş gerekçesi
• Fayda yönetimi planı

6. Anlaşmalar
7. Tedarik dokümantasyonu
8. Organizasyonel süreç varlıkları

Proje veya Fazın Kapatılması
Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre, projenin kapatılması sürecinin araç ve teknikleri şöyle sıralanmaktadır:

1. Uzman görüşü
2. Veri analizi

• Belge analizi
• Regrasyon analizi
• Trend analizi
• Varyans analizi

3. Toplantılar

Proje veya Fazın Kapatılması
Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK, 2018) göre, projenin kapatılması sürecinin çıktıları şöyle sıralanmaktadır:
1 Proje belgeleri güncellemeleri

• Alınan dersler dokümantasyonu

2. Nihai ürün, hizmet ya da sonuç geçişi
3. Sonuç raporu
4. Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri