BÜRO KAVRAMI VE MODERNLEŞMESİ
Bir büronun temel amaçları şunlardır(Chopra &
Gauri, 2015, 18):
• Çeşitli departmanların faaliyetlerini yönlendirmek ve koordine etmek;
• İşletmenin politikalarını planlamak ve uygulanmasını sağlamak;
• İşletmenin tüm kayıtlarını korumak;
• İç yazışmaları idare etmek; ve
• İşletmenin hesaplarını, kanuni ve kanuni
olmayan defterlerini vb. tutmaktır.

büro

Libbey

işletmenin faaliyetlerini halka duyurmak.

1870

büro otomasyonu

BÜRO KAVRAMI VE MODERNLEŞMESİ
Bürolar, nitelik ve amaçlarına göre şu şekilde gruplandırılabilir (Göral,
2015,10);
• Bir mesleğin icra edildiği bürolar: Mimarlık
bürosu, avukatlık bürosu gibi.
• Bir fabrikanın ya da benzeri endüstriyel tesisin, faaliyetlerinin organize edildiği bürolar: planlama bürosu gibi.
• Mamul veya hizmetlerin satış ve dağıtımıyla ilgilenen bürolar: Satış bürosu, pazarlama
bürosu gibi.
• Bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar: Yönetici büroları, genel md. bürosu gibi.
• Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar:
belediyelerin su, emlak vergisi vb. bürolar.
• Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü
bürolar: askerlik, vergi, nüfus işleri bürosu.
• Kamu yararına kurum ve kuruluşlarının
büroları: Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu
büroları.

daha fazla ücret sağlar.

1960

BÜRO KAVRAMI VE MODERNLEŞMESİ
Büro işi üzerine yapılan çeşitli araştırmalar; toplam büro zamanının yaklaşık yarısının yazma ve çoğaltma etkinliklerinde harcandığını ve toplam büro zamanının yaklaşık üçte birinin dosyalama, indeksleme, kontrol etme, postalama, iletişim vb. büro faaliyetlerinin mekanizasyon derecesine bağlı olarak bu konudaki bazı farklılıklar olabilir.

boşluk analizi

yönetim

Klasikten Moderne Büroların Dönüşümü

Klasikten Moderne Büroların Dönüşümü

Klasikten Moderne Büroların Dönüşümü
İşletme organizasyonlarının daha fazla duyduğu düşünüldüğünde günümüzde büro
otomasyonu artık sadece el yazısı notları yakalamakla sınırlı kalmamaktadır. Özellikle aşağıdaki faaliyetleri de içermektedir (Upadhay vd., 2015, 79):
• Bilgi alışverişi
• İdari belgelerin yönetimi
• Sayısal verilerin işlenmesi
• Toplantı planlaması ve çalışma programlarının yönetimi
• Office paketi araçları

Türkiye’de Büroların Gelişimi ve Modernleşmesi
Türkiye’de Büroların Gelişimi ve Modernleşmesi
Dünyadaki gelişimini incelediğimiz bürolar, Türkiye’de ise 1950’li yıllara kadar şahıs işletmeleri ve iş hanı adı altında tanımlanan binaların odalarında faaliyet göstermişlerdir. O yılların koşullarında tek bir odada veya dükkânda firma sahibi birkaç çalışanla işlerini yürütüyorlardı. 1960’lı yıllarda ise Türk ekonomisinin gelişimine paralel olarak aile işletmeleri şirketleşmeye başlamış ve küçük işletmeler yerlerini daha fazla çalışana sahip örgütlere bırakmaya başlamıştır. Bunun doğal sonucu olarak
tek odaya sığmayan şirketler, apartman dairelerini büro olarak kullanmaya başlamışlardır. 8-10 kişilik apartman dairesinden oluşan bürolarında çalışan şirketler, 1980’li yıllardan sonra özellikle hizmet sektöründe görülen önemli gelişmeler
sonucunda büyüyen holdingler ve şirketler toplulukları olarak tek merkezden yönetilmeye başlanınca 8-10 katlı binaların tamamına bile sığmaz olmuşlardır. Dünyadaki gelişimine paralel olarak son yıllarda binin üstünde çalışanın rahatça çalışabileceği plaza binalarında çalışmaya başlamışlardır.

Büro Yöneticisi ve Çalışanları
Modern büro yöneticisinin sorumlulukları
(Upadhay vd.,2015, 75)
• Büro faaliyetlerinin planlanması
• Büro faaliyetlerinin organizasyonu
• Büro faaliyetlerinin kontrolü ve
• Yönetimsel karar almaya yardımdır.

MODERN BÜRO FONKSİYONLARI
Bir büroda fonksiyonlar iki kısma ayrılmıştır, bunlar; temel fonksiyonlar ve yönetsel fonksiyonlardır.
Temel fonksiyonları; bilgi alma, bilgi kaydetme, bilgi düzenleme ve bilgi vermedir. Yönetsel fonksiyonlar ise planlama, organize etme, yöneltme ve kontroldür. Koordinasyon da olmazsa olmaz bir yönetsel büro fonksiyonudur. Hem yönetsel fonksiyonların kendi içinde gerçekleşmesi hem de aralarındaki uyum koordinasyon fonksiyonuyla mümkündür.

Bürolarda Organizasyon Fonksiyonu
Görevlerin devri:
Her bir ilgili faaliyet grubuna kendisine en uygun pozisyon atanır. Her pozisyon bir birey tarafından yerine getirilecektir. Görev verirken işin gereksinimleri ile bireyin yetkinliğinin uygun şekilde eşleştirilmesi gerekir.

G. R. Terry’ye göre büro, “İşletmenin bilgi merkezidir ve bilgi toplama, işleme, saklama ve dağıtma faaliyetlerini içerir.” Bu büro faaliyetleri, klasik büro fonksiyonları olarak da adlandırılmaktadır.
Bir büronun amacı, esas olarak iletişim ve kayıt hizmetlerini sağlamaktır. Büro aslında bir işletme ortamıdır. Ek olarak, organizasyonun çeşitli faaliyetlerini yönetmek ve koordine etmekten sorumludur. Bir insan vücudundaki beyin ve bir saatteki zemberek gibidir. Merkezi yönlendirme gücüdür. Bir büronun temel amaçları şunlardır(Chopra & Gauri, 2015, 18):
• Çeşitli departmanların faaliyetlerini yönlendirmek ve koordine etmek;
• İşletmenin politikalarını planlamak ve uygulanmasını sağlamak;
• İşletmenin tüm kayıtlarını korumak;
• İç yazışmaları idare etmek; ve
• İşletmenin hesaplarını, kanuni ve kanuni olmayan defterlerini vb. tutmaktır

Çözüm açıklamasına göre bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolara örnek yönetici büroları, genel md. bürosudur.
Günümüzde büroların, destek verdiği iş kolunun özelliklerine göre de tanımlandığı ve şekiller alabildiği görülmektedir. Bürolar, nitelik ve amaçlarına göre şu şekilde gruplandırılabilir (Göral, 2015,10);
• Bir mesleğin icra edildiği bürolar: Mimarlık bürosu, avukatlık bürosu gibi.
• Bir fabrikanın ya da benzeri endüstriyel tesisin, faaliyetlerinin organize edildiği bürolar: planlama bürosu gibi.
• Mamul veya hizmetlerin satış ve dağıtımıyla ilgilenen bürolar: Satış bürosu, pazarlama bürosu gibi.
• Bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar: Yönetici büroları, genel md. bürosu gibi.
• Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar: belediyelerin su, emlak vergisi vb. bürolar.
• Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü bürolar: askerlik, vergi, nüfus işleri bürosu.
• Kamu yararına kurum ve kuruluşlarının büroları: Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu büroları.

Çözüm açıklamasına göre arka büro görevlerinin örnekleri arasında muhasebe işlemlerinin bilgisayarlaştırılması, insan kaynakları yönetimi ve bilgi sistemi faaliyetleri gelmektedir.
Temel olarak bürolar ön büro, orta büro ve arka büro olmak üzere üç kısma ayrılmaktadır. (Sharma, 2017: 9).

• Ön büro: Bir işletmenin dışarıyla ya da kısaca müşterilerle iletişim kuran pazarlama, satış ve hizmet departmanlarını ifade eden bir iş terimidir. Ön büro ziyaretçileri karşılar, selamlar ve sorularını ele alır. İşletmenin dışarıya karşı ilk yüzüdür.
• Orta büro: Orta büro, pozisyon tutmayı yöneten finansal hizmet departmanlarından oluşur. Kritik role sahiptir. Bu bölümler, işlemlerin kâr akışlarını yakalamasını sağlar. Orta büro genellikle aynı zamanda yerleşimden sorumlu olan operasyonlar bölümünün bir parçasıdır.
• Arka büro: İşletmeye ait çoğu operasyonun bir parçasıdır. Ürünleri üreten veya geliştiren veya yönetimle ilgili olanlar olabilir ama müşteriler tarafından görülmeden gerçekleşen faaliyetleri yerine getirir. Bir arka ofisin operasyonları genellikle çok önemsenmese de işletmeye katkısı önemlidir. Arka büro görevlerinin örnekleri arasında muhasebe işlemlerinin bilgisayarlaştırılması, insan kaynakları yönetimi ve bilgi sistemi faaliyetleri gelmektedir.

Tablo 1.1'e göre "Blue Ray Disc, Voice Navigation, Wi-fi, Wireless Printers, Cloud Computing (Google Drive, DropBox, Skydrive-Microsoft), iPad, Business Analytics (Cash Management, Website Management, Employee Management, vb. için) SaaS (Yazılım olarak Servis), LED, Mobil Bankacılık, Sanallaştırma, Android, Ubuntu, Şeylerin interneti vb." 2014 yılı ve sonrasında gerçekleşmiştir. Bu nedenle E seçeneğindeki eşleştirme hatalıdır.

Çözüm alanındaki açıklamaya göre reaktif bir yaklaşım ise temel olarak, bir müşteri düşük hizmet kalitesinden şikayet ettiğinde önceden belirlenmiş bir hizmet kurtarma mekanizmasına başvurmaktan ibarettir.
Temel olarak, hizmet kalitesini sürdürmeye yönelik sahip olabileceği iki yaklaşım vardır. Bunlar, proaktif bir yaklaşım ve reaktif bir yaklaşımdır. Proaktif bir yaklaşım, müşterilere aktif olarak ulaşmayı ve hizmet kalitesi ve önerilen iyileştirme alanları hakkında geri bildirim toplamaya çalışmayı gerektirir. Şu yolla yapılabilir:
• Anketler: Böyle bir yaklaşım, büronun müşteri talep ve beklentilerini tahmin etmesine ve hizmet sunumunu buna göre düzenlemesine yardımcı olur. Ayrıca bu tür anketlerin bulguları, müşterilerin ortak sorunlarının ve taleplerinin belirlenmesine ve dolayısıyla bir şirketin hizmet sunumunu özelleştirmesine yardımcı olabilir.
• Boşluk Analizi: Hizmet kalitesini analiz etmek için benimsenen bir diğer yaklaşım da boşluk analizidir. Büronun müşterilerine sunmak istediği ideal bir hizmet standardı vardır. Bu, sunulan hizmetin mevcut düzeyiyle çelişmektedir. Bu şekilde tanımlanan boşluk, hizmet sunumunu iyileştirmek için gelecekteki bir eylem planının planlanması için hem bir ölçü hem de bir temel olarak hizmet eder.
• Personel Eğitimi: Proaktif yaklaşımın bir diğer önemli yönü de personel eğitimidir. Günümüzde işletmeler müşteri sorularını ve/veya şikayetlerini yeterli düzeyde ele almak için personelini eğitmek için büyük harcamalar yapmaktadır. Bu, özellikle bir işletme hizmet sunumunu değiştiriyorsa veya mevcut hizmetlerinde fiyat artışına gidiyorsa geçerlidir. Örneğin bir fast food zinciri, mevcut ürünlerinin fiyatını artırdığında personelin zamla ilgili birden fazla müşteri sorgusunu ele alması gerekir. Tatmin edici bir açıklamanın olmaması, kötü hizmet standartları anlamına gelir ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açar.
Reaktif bir yaklaşım ise temel olarak, bir müşteri düşük hizmet kalitesinden şikayet ettiğinde önceden belirlenmiş bir hizmet kurtarma mekanizmasına başvurmaktan ibarettir. Genellikle müşteriden özür dilemek ve ardından durumu telafi etmek için adımlar atmakla başlar. Bu yaklaşımın temel kusuru, müşterinin burada zaten markanın hizmetiyle ilgili kötü bir deneyim yaşamış olmasıdır.

Çözüm açıklamasına göre şirket yatırım planlarının hazırlanması modern büro yöneticisinin sorumluluklarından değlldir.
Büro Yöneticisi, büro işlerini maksimum verimlilik ve minimum maliyetle yerine getirmek durumundadır fakat bu ancak çalışanları uygun seçerse, onlara uygun eğitim ve rehberlik eder ve onları uygun işlerde çalıştırırsa mümkün olabilir. Büro çalışanları verimli çalışacaksa uygun şekilde düzenlenmiş, iyi bir çalışma ortamına sahip ve uygun donanımlı bürolara ihtiyaç duyar. Uygun büro ortamı, modern ekipman ve uygun çalışma koşulları verimliliği artırmada ve maliyetleri düşürmede önemli faktörlerdir. Büro çalışanlarının büroda uzun saatler kalması gerekir ve esas olarak beyin çalışması yaptığından (zihinsel emek harcadığından) ve/veya tekrarlayan ve dosyalama, indeksleme, gönderme, raporlama vb. gibi monoton faaliyetleri yerine getirdiğinden fiziksel ve sosyal ortamın en iyi biçimde düzenlenmiş olması önemlidir.
Modern büro yöneticisinin sorumlulukları (Upadhay vd.,2015, 75)
• Büro faaliyetlerinin planlanması
• Büro faaliyetlerinin organizasyonu
• Büro faaliyetlerinin kontrolü ve
• Yönetimsel karar almaya yardımdır.

Bilgi düzenleme ve saklamaya şu örnekler verilebilir: faturalar, maaş bordroları, maliyet muhasebesi beyanları, istatistiksel tablolar ve raporlar hazırlamak
Bir büronun temel faaliyetleri (Chopra & Gauri, 2015, 14-15):
• Bilgi Alma: Bir kuruluşun faaliyetleriyle ilgili bilgiler, iç kaynaklardan veya dış kaynaklardan olabilen çeşitli kaynaklardan alınabilir. İç kaynaklardan, kuruluşun çeşitli departmanlarından, bölümlerinden veya bölümlerinden bilgi alınabilir. Dış kaynaklardan, tedarikçilerden, müşterilerden, ziyaretçilerden, diğer kuruluşlardan, devlet dairelerinden vb. alınabilir. Bilginin normalde alındığı form örnekleri mektuplar, telefon görüşmeleri, siparişler, faturalar ve bir şirketin çeşitli faaliyetlerine ilişkin raporlardır. İşe girebilecek bu tür bilgileri almanın yanı sıra ofis, yönetimin ihtiyaç duyabileceği herhangi bir ek bilgiyi alma görevine sahiptir.
• Bilgilerin Kaydedilmesi: Kayıt tutmanın amacı, gerektiğinde bilgiyi yönetimin kullanımına hazır hâle getirmektir. Bu amaçla alınan bilgiler, bir tür yazılı kayda dönüştürülür. Normalde bir iş ofisinde tutulan kayıtlar, mali ve maliyet hesaplarını, siparişleri, işin ilerleyişini, çalışanların çalıştığı saatleri, yazışmaları vb. iş planlaması ve kontrolünde yönetim. Ofis tarafından bu şekilde tutulan kayıtlar, ileride kullanılmak üzere bir referans kitaplığı görevi görür.
• Bilgilerin Düzenlenmesi: Bir ofis tarafından toplanan bilgiler nadiren verildiği biçimdedir; gerçeklerin çeşitli kaynaklardan toplanması gerekir ve hesaplamalar, çizelgeler vb. yapılması gerekebilir. Bir ofis, yönetimin amacına en iyi şekilde hizmet edecek şekilde bilgi sağlamaktan sorumludur ve bu, çok önemli bir işlevdir ve uygun şekilde eğitilmiş bir personel tarafından gerçekleştirilmelidir. Bilgi düzenleme örnekleri şunlardır: faturalar, maaş bordroları, maliyet muhasebesi beyanları, istatistiksel tablolar ve raporlar hazırlamak
• Bilgi Dağıtma: Bir ofis, yönetim tarafından talep edildiğinde kayıtlarından bilgi verir. Yönetimin talep ettiği bilgiler, rutin veya özel nitelikte olabilir ve sözlü veya yazılı olarak sağlanabilir. Emirler, tahminler, faturalar, ilerleme raporları, hesap özetleri, istatistiksel ve mali tablolar ve yönetim adına verilen talimatlar bilgi verme örnekleridir. Tüm bu çalışmalar, yazmayı, çoğaltmayı, telefon etmeyi, postalamayı, telefonla yazdırmayı vb. içerir.

Büro yönetsel fonksiyonları planlama, organizasyon, yöneltme ve kontroldür.
Bir büronun verimli çalışması için yönetim temel fonksiyonları planlama, organize etme, yönlendirme, kontrol, yanında koordinasyondur. Çeşitli kademelerdeki çalışanların tüm bu fonksiyonlar hakkında yeterli bilgiye sahip olması gerekir. Örgüt içinde, bireyler hiyerarşik düzeydedir ve hepsinin bir planın nasıl uygulanacağı, nasıl organize edileceği ve nasıl uygulamaya geçirileceği ve nasıl kontrol edileceği konusunda bilgi sahibi olması gerekir.

A seçeneği dışındakiler büro yöneticisinin yöneltme çalışmaları aşamasındaki görev ve sorumluluklarıdır. Buna göre:
• Çalışanları değişikliklerden haberdar etmek,
• Çalışanları geliştirmek, değerlendirmek ve disipline etmek,
• Takım çalışmasını ve çalışanlar arasındaki uyumu güven altında tutmak,
• Çalışanları moralli kılmaktır.
Büro yöneticisinin organizasyon aşamasındaki görev ve sorumlulukları (Göral, 2015):
• Uygun iş bölümü yapma,
• Aynı birimlere benzer işler yerleştirme ve dağıtma,
• Birim üyeleri arasında uygun otorite ilişkisi kurma,
• Belge ve arşiv yönetimi,
• İş- çalışan ilişkisini uyumlu tutmadır.

A seçeneği dışındaki seçenekler büro yöneticisinin yöneltme çalışmaları aşamasındaki görev ve sorumluluklarını belirtmektedir.
Kontrol etmek, neyin başarılmakta olduğunu belirlemektir; bu performansı değerlendirmek içindir ve gerekirse plana göre performansın gerçekleşmesi için düzeltici önlemlerin uygulanmasıdır. Planlar uygulamaya konulduktan sonra, içinde birkaç engel olabilir. Sonuçlar, planlanan hedeflerin altında kalabilir. Bu nedenle yönetim; neyin yanlış gittiğini, planlarda nelerin değiştiğini bulmalı ve işleri düzeltmek için ne yapılması gerektiğini belirlemelidir. Bu kontrol işlevidir. Kontrol, yöneticilerin kaynakların etkin ve verimli bir şekilde elde edilmesini ve kullanılmasını sağlayarak işletmenin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını göstermektedir. Kontrol sürecinin temel unsurları:
1. Standartların veya hedeflerin oluşturulması,
2. Gerçek performansın ölçümleri,
3. Gerçek performansın standartlarla karşılaştırılması,
4. Sapma nedeninin belirlenmesi,
5. Düzeltici eylemde bulunulması ve
6. Geri bildirimdir.

Büro ve Modern Büro Kavramı, Amacı ve Önemi
Bir büronun temel amaçları şunlardır(Chopra &
Gauri, 2015, 18):
• Çeşitli departmanların faaliyetlerini yönlendirmek ve koordine etmek;
• İşletmenin politikalarını planlamak ve uygulanmasını sağlamak;
• İşletmenin tüm kayıtlarını korumak;
• İç yazışmaları idare etmek; ve
• İşletmenin hesaplarını, kanuni ve kanuni
olmayan defterlerini vb. tutmaktır.

Büro ve Modern Büro Kavramı, Amacı ve Önemi
Günümüzde büroların, destek verdiği iş kolunun özelliklerine göre de tanımlandığı ve şekiller
alabildiği görülmektedir. Bürolar, nitelik ve amaçlarına göre şu şekilde gruplandırılabilir (Göral,
2015,10);
• Bir mesleğin icra edildiği bürolar: Mimarlık
bürosu, avukatlık bürosu gibi.
• Bir fabrikanın ya da benzeri endüstriyel tesisin, faaliyetlerinin organize edildiği bürolar: planlama bürosu gibi.
• Mamul veya hizmetlerin satış ve dağıtımıyla ilgilenen bürolar: Satış bürosu, pazarlama
bürosu gibi.
• Bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar: Yönetici büroları, genel md. bürosu gibi.
• Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar:
belediyelerin su, emlak vergisi vb. bürolar.
• Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü
bürolar: askerlik, vergi, nüfus işleri bürosu.
• Kamu yararına kurum ve kuruluşlarının
büroları: Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu
büroları.

Büro ve Modern Büro Kavramı, Amacı ve Önemi
Orta büro:
Orta büro, pozisyon tutmayı yöneten finansal hizmet departmanlarından oluşur. Kritik role sahiptir. Bu bölümler, işlemlerin kâr
akışlarını yakalamasını sağlar. Orta büro genellikle aynı zamanda yerleşimden sorumlu olan operasyonlar bölümünün bir parçasıdır.

Klasikten Moderne Büroların Dönüşümü
Sanayi devriminin etkisiyle işletmelerin büyümesi ve ekonomik faaliyetlerin genişlemesi büro işi miktarını çok yönlü olarak arttırmıştır.

Elektronik Büro (E-ofis)
Bilgisayar tabanlı bilginin artan kullanımını kapsayacak şekilde oluşturulmuş bir kavramdır. Özellikle 1980’lerden itibaren büro işleri için teknoloji yaygın olarak kullanılmaktadır. Büro artık elektronik ofislerdir.

Modern Bürolarda Öne Çıkan Güncel Yönetsel Konular
Reaktif bir yaklaşım ise temel olarak, bir müşteri düşük hizmet kalitesinden şikayet ettiğinde önceden belirlenmiş bir hizmet kurtarma mekanizmasına başvurmaktan ibarettir. Genellikle müşteriden özür dilemek ve ardından durumu telafi etmek
için adımlar atmakla başlar. Bu yaklaşımın temel kusuru, müşterinin burada zaten markanın hizmetiyle ilgili kötü bir deneyim yaşamış olmasıdır.

Ekip Çalışması
Ekip üyelerinin uyumlu, birbirine karşı saygılı ve destekleyici, tutum, algı ve davranışlarda yakın olması beklenir. Yakın yaşlarda olmak bu benzerlikleri yakalamak için bir avantaj olabilir ama zorunlu değildir. Yaşla ilgili böyle bir beklentiye girilmemelidir.

Yönetim ve Büro Yönetimi Kavramı
Modern büro yöneticisinin sorumlulukları
(Upadhay vd.,2015, 75)
• Büro faaliyetlerinin planlanması
• Büro faaliyetlerinin organizasyonu
• Büro faaliyetlerinin kontrolü ve
• Yönetimsel karar almaya yardımdır.

Büro Yöneticisi ve Çalışanları
Bilgi faktörleri, mantıksal ispata tabi oldukları için bilinçli, ifade edilebilen ve kabul
edilebilen fikirlere, kavramlara veya ilkelere atıfta bulunur

Büro Yöneticisi ve Çalışanları
Formal büro yönetimi eğitimi almış olmak modern büro yöneticisinin sahip olması beklenen beceridir. Diğer seçenekler ise modern büro yöneticisinin sorumluluklarıdır.